16/06/2025
Những lưu ý đối với các doanh nghiệp mới thành lập chuyển đổi từ hộ kinh doanh.
1. Công bố thông tin doanh nghiệp sau khi đăng ký
Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có trách nhiệm công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc công bố phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.
Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 1 đến 2 triệu đồng.
2. Treo biển tên doanh nghiệp tại trụ sở
Khi bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần treo biển tên rõ ràng tại trụ sở chính, các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
Lưu ý: tên chi nhánh và văn phòng đại diện phải được ghi bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp khi sử dụng trên giấy tờ, giao dịch, hồ sơ hoặc ấn phẩm.
3. Thông báo địa điểm kinh doanh
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày xác lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về địa điểm đó.
4. Đăng ký và thực hiện nghĩa vụ thuế
Doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, lệ phí theo quy định. Trong trường hợp không đăng ký thuế, có thể bị xử phạt hành chính từ 5 đến 10 triệu đồng.
Lưu ý: Theo Nghị quyết số 68-NQ/TW về phát triển nền kinh tế tư nhân thì từ ngày 1/1/20 các doanh nghiệp nhỏ và vừa được hỗ trợ như: miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 3 năm đầu, miễn lệ phí môn bài và các chính sách ưu đãi khác theo đúng quy định và cam kết quốc tế.
5. Xin giấy phép con đối với ngành nghề có điều kiện
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu điều kiện kinh doanh, cần phải xin cấp giấy phép con như: Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện,... Doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động sau khi có giấy phép hợp lệ từ cơ quan có thẩm quyền.
6. Góp vốn đúng hạn và đúng cam kết
Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà thời hạn góp vốn sẽ khác nhau:
Công ty TNHH: Thành viên phải góp đủ phần vốn góp đúng hạn như đã cam kết.
Công ty cổ phần: Các cổ đông phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu không góp đủ hoặc góp chậm, có thể bị phạt từ 5 đến 20 triệu đồng và bị buộc điều chỉnh vốn điều lệ hoặc xử lý theo quy định.
7. Thông báo tiến độ góp vốn và cấp giấy chứng nhận góp vốn
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Phải thông báo tiến độ góp vốn tới cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 15 ngày từ ngày cam kết góp vốn.
Công ty cổ phần: Phải thông báo trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký doanh nghiệp.
Nếu không thông báo hoặc chậm thông báo, sẽ bị phạt từ 1 đến 2 triệu đồng. Ngoài ra, nếu công ty không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp đúng hạn sẽ bị xử phạt từ 10 đến 15 triệu đồng.
8. Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động tài chính, đồng thời thông báo tài khoản này cho Sở Kế hoạch và Đầu tư. Bên cạnh đó, việc mua chữ ký số là bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ thuế điện tử và các giao dịch hành chính khác.
9. Lập sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Phải lập sổ đăng ký thành viên.
Công ty cổ phần: Phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.
Nếu không thực hiện sẽ bị phạt từ 10 đến 15 triệu đồng và buộc phải khắc phục hậu quả.
10. Thành lập Ban kiểm soát (nếu thuộc đối tượng bắt buộc)
Công ty TNHH có trên 11 thành viên hoặc
Công ty cổ phần có trên 11 cổ đông cá nhân hoặc tổ chức sở hữu từ 50% cổ phần trở lên
… thì bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 5 đến 10 triệu đồng.
11. Đặc biệt, thuê kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp cần bố trí kế toán viên hoặc có thể thuê dịch vụ kế toán để đảm bảo việc kê khai thuế ban đầu và định kỳ được thực hiện đúng quy định.
Đây bước quan trọng cần phải lưu ý để kiểm soát (nhất là đối với những doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình hộ kinh doanh) và đảm bảo sự minh bạch vì thời điểm hiện tại Nhà nước đang đẩy mạnh vấn đề thuế. Việc có bộ phận nhân sự để đảm đương đầu ra và đầu vào của dòng tiền trong công ty sẽ giúp hoạt động tài chính của doanh nghiệp được rõ ràng và minh bạch, phòng và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Đây sự khác biệt giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh về tính chuyên nghiệp trong bộ máy vận hành và quản lý của hai loại hình.
Hộ kinh doanh với mô hình hoạt động không quá phức tạp, không nhất thiết phải có kế toán, tuy nhiên chính vì lẽ đó mà trong quá trình kinh doanh, sai sót là điều khó tránh, nhiều HKD không có thói quen kiểm kê sổ sách, hóa đơn.. khỏi kéo theo đó là những hậu quả pháp lý không mong muốn, nhất là với những hộ kinh doanh có doanh thu lớn. Khi đó nên cân nhắc chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp.
12. Thông báo phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng trước khi sử dụng. Có thể lựa chọn in hóa đơn riêng hoặc mua hóa đơn từ cơ quan thuế nếu đủ điều kiện.
Lưu ý: Điều 23, Khoản 4, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP): Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với “hành vi lập hóa đơn mà không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế” theo quy định (tức là chưa thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi sử dụng).
