11/12/2025
"NHẬN ĐƠN NHƯNG KHÔNG LẬP BIÊN NHẬN"
Một thực trạng tồn tại nhiều năm ở cơ quan Nhà nước (không phải tất cả) là khi người dân nộp đơn khiếu nại, đơn trình báo, đơn yêu cầu, hoặc hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cán bộ tiếp nhận thường không lập Phiếu tiếp nhận hay Giấy biên nhận. Thay vào đó là câu nói quen thuộc: “Anh cứ yên tâm, tôi ghi vào sổ rồi, có gì chúng tôi sẽ liên hệ sau.” Ở bề ngoài, đây chỉ là một biểu hiện nghiệp vụ hành chính thiếu chuẩn mực, nhưng trên thực tế, nó gây ra những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng cho cả người dân lẫn cơ quan thực thi công vụ.
1. Vì sao cán bộ né biên nhận?
Dù không ai nói ra, nhưng ai cũng hiểu rằng việc không lập biên nhận giúp cán bộ và cơ quan “dễ thở” hơn:
• Nếu quá hạn giải quyết theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Đất đai, Luật Tiếp công dân… thì người dân có biên nhận sẽ có căn cứ để khiếu nại, phản ánh trách nhiệm chậm trễ.
• Nếu hồ sơ bị thất lạc, chuyển qua nhiều bộ phận rồi bị “rơi rớt”, việc không có biên nhận giúp cơ quan dễ chối bỏ trách nhiệm.
• Thậm chí, việc “không biên nhận” còn tạo ra vùng mờ để kéo dài thời gian xem xét, chờ chỉ đạo hoặc né những hồ sơ nhạy cảm.
Đây là những thực tế ai cũng biết nhưng ít khi được nói thẳng. Và vì không được chỉ ra một cách quyết liệt, tình trạng này cứ thế lặp đi lặp lại từ năm này sang năm khác.
2. Người dân cần gì ở một cơ quan thụ lý ?
Với người dân, việc cơ quan “ghi vào sổ” không có giá trị gì nếu họ không cầm trên tay một chứng cứ về thời điểm nộp đơn hoặc hồ sơ.
Trong khi đó, pháp luật quy định rất rõ:
• Thời hạn khiếu nại kể từ ngày nhận được quyết định hoặc biết được quyết định hành chính (Luật Khiếu nại).
• Thời hạn khởi kiện vụ án hành chính tính từ thời điểm nhận được hoặc biết được quyết định bị khiếu nại, và đặc biệt căn cứ vào thời điểm người dân thực hiện quyền khiếu nại.
• Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính luôn được tính từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ theo Luật Đất đai, Luật Đầu tư, Luật TTHC…
Nếu không có biên nhận:
• Người dân không thể chứng minh mình đã khiếu nại đúng hạn.
• Không thể phản ánh việc hồ sơ bị ngâm, bị chậm giải quyết.
• Không thể xác định thời điểm bắt đầu để bảo vệ quyền khởi kiện ra tòa.
• Không thể xác minh hồ sơ đã nộp gồm những giấy tờ gì — đặc biệt quan trọng khi giữa người dân và cơ quan phát sinh tranh cãi về thiếu – đủ hồ sơ.
Như vậy, một tờ biên nhận — dù chỉ một trang giấy, dù chỉ xác nhận “đã nhận 01 đơn, không đính kèm tài liệu” — chính là la bàn pháp lý để người dân bảo vệ quyền của mình.
3. Biên nhận là nghĩa vụ pháp lý, không phải sự “tự nguyện hỗ trợ”
Pháp luật hiện hành không cho phép cơ quan tùy nghi lập hay không lập biên nhận. Các văn bản như:
• Luật Tiếp công dân 2013,
• Luật Khiếu nại 2011,
• Luật Đất đai 2013 và 2024,
• Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thủ tục hành chính,
• Nghị định 124/2020/NĐ-CP,
• Cùng hệ thống quy chế một cửa, một cửa liên thông…
đều xác định rõ:
Cơ quan hành chính phải lập Phiếu tiếp nhận khi nhận đơn, hồ sơ; ghi rõ ngày, giờ, người nộp, loại hồ sơ, số lượng giấy tờ.
Đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc vào thiện chí cán bộ. Không có quy định nào cho phép thay thế biên nhận bằng “ghi vào sổ”, càng không có quy định nào nói rằng “sẽ gọi lại” là một hình thức tiếp nhận hợp pháp.
4. Sổ là việc của cơ quan, còn chứng cứ phải thuộc về người dân
Việc vào sổ là quy trình nội bộ của cơ quan, nhằm mục đích quản lý, phân công xử lý, lưu trữ. Người dân không có quyền tiếp cận sổ, không biết nội dung cán bộ đã ghi gì, ghi đúng hay ghi sai.
Điều người dân cần là một chứng cứ độc lập, do cơ quan cấp, được lưu giữ bên ngoài hệ thống nội bộ của họ.
Không thể có chuyện hồ sơ của dân chỉ tồn tại trong một quyển sổ mà người dân không được xem, không được biết, không được sao chụp, và hoàn toàn không có cách nào kiểm chứng khi xảy ra tranh chấp trách nhiệm.
5. Biên nhận: đơn giản nhưng là nền tảng để bảo vệ quyền công dân
Biên nhận không chỉ để “cho có” — nó là mốc thời gian pháp lý để đánh giá:
• Khiếu nại đúng hạn hay quá hạn
• Cơ quan giải quyết có chậm trễ hay không
• Thời điểm tính thời hiệu khởi kiện vụ án hành chính
• Thành phần hồ sơ đã nộp đúng hay chưa
Chỉ cần nhìn vào một tờ biên nhận là biết toàn bộ hành trình pháp lý của vụ việc.
Và chỉ cần thiếu tờ biên nhận ấy, quyền của người dân có thể bị vô hiệu hóa trong tích tắc.
6. Đã đến lúc phải thay đổi dứt khoát
Ai cũng biết tình trạng này, ai cũng thấy bất cập, nhưng nhiều năm trôi qua, rất ít nơi thay đổi. Đã đến lúc cần:
• Kiểm tra trách nhiệm người đứng đầu bộ phận một cửa.
• Xử lý nghiêm hành vi cố tình không lập biên nhận.
• Công khai quy trình thủ tục, trong đó yêu cầu bắt buộc phải cấp biên nhận ngay lập tức.
• Niêm yết biểu mẫu biên nhận để người dân tự đối chiếu.
• Quy định rõ: trường hợp không lập biên nhận, người dân có quyền ghi âm, ghi hình làm chứng cứ để phản ánh.
7. Điều quan trọng nhất
Dù người dân chỉ nộp một tờ đơn, hay nộp một bộ hồ sơ đầy đủ, dù chỉ là bản photo, cơ quan phải ghi rõ ràng, chi tiết, ngày tháng, số lượng, tính chất tài liệu trong biên nhận.
Đó không chỉ là trách nhiệm, mà là minh chứng của một nền hành chính văn minh, minh bạch, tôn trọng quyền công dân.