20/08/2026
HÀNG HÓA CHO, BIẾU, TẶNG TỪ 01/07/2026: XUẤT HÓA ĐƠN, THUẾ GTGT, THUẾ TNDN VÀ HẠCH TOÁN THẾ NÀO?
Cứ đến dịp lễ, Tết, Trung thu, sinh nhật công ty hay chương trình tri ân khách hàng là kế toán lại gặp một câu hỏi rất quen:
“Công ty mua quà về tặng, không thu tiền thì có phải xuất hóa đơn không?”
Rồi tiếp theo là hàng loạt câu hỏi: Thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ không? Không thu tiền thì lấy đâu ra thuế GTGT đầu ra? Có phải ghi nhận doanh thu không? Tặng cho 200 nhân viên thì phải xuất 200 hóa đơn hay được xuất một hóa đơn tổng hợp?
Từ 01/07/2026, khi áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, kế toán có thể nhớ theo cách đơn giản dưới đây. Nghị định 254 có hiệu lực từ 01/07/2026.
1. Tặng hàng không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn
Đây là điểm đầu tiên phải nhớ.
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, cũng như khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ...
Ví dụ công ty mua 100 hộp bánh Trung thu để tặng nhân viên và khách hàng. Dù người nhận không trả cho công ty một đồng nào, khi xuất quà tặng công ty vẫn phải xử lý hóa đơn theo quy định.
Các bạn đừng nhầm: Không thu tiền ≠ không phải lập hóa đơn.
2. Có nhất thiết mỗi người nhận quà phải xuất một hóa đơn?
Đây mới là phần kế toán quan tâm nhất, đặc biệt doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn nhân viên.
Theo nội dung quy định về hóa đơn từ 01/07/2026 được thể hiện trong tài liệu em gửi, đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp quy định pháp luật, doanh nghiệp có cơ chế lập hóa đơn cho các giao dịch phát sinh trong tháng/quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT và sử dụng bảng kê chi tiết theo quy định.
Bảng kê phải bảo đảm các thông tin cần thiết như tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập và thông tin người lập; trường hợp áp dụng phương pháp khấu trừ còn phải thể hiện thuế suất, tiền thuế GTGT. Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với hóa đơn và hóa đơn phải thể hiện nội dung kèm bảng kê. Quy định của Nghị định 254 cũng xác định các trường hợp sử dụng bảng kê và yêu cầu tổng tiền thanh toán trên bảng kê phải đúng với hóa đơn.
Ví dụ: Công ty có 500 nhân viên, mỗi người được tặng một hộp bánh Trung thu trị giá 500.000 đồng.
Thay vì kế toán hiểu máy móc rằng phải ngồi lập 500 hóa đơn, cần kiểm tra điều kiện để áp dụng hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nhưng nhớ một điểm: nếu thuộc trường hợp phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo từng giao dịch thì phải thực hiện theo từng giao dịch, không nên lấy “hóa đơn tổng hợp” áp dụng cho mọi tình huống.
3. Người nhận quà là nhân viên thì ghi thông tin người mua thế nào?
Nếu người nhận cung cấp đầy đủ thông tin thì hóa đơn thể hiện thông tin người nhận theo quy định.
Trường hợp người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, tài liệu hướng dẫn trong hồ sơ em gửi đang theo hướng thể hiện:
“Bán cho người tiêu dùng”.
Vì vậy, kế toán không nên tự mặc định rằng cứ tặng nhân viên là phải lấy bằng được MST/CCCD của từng người để xuất hóa đơn.
Quan trọng hơn là doanh nghiệp phải có danh sách người nhận quà và hồ sơ chứng minh việc tặng thực tế.
4. Thuế GTGT đầu vào của quà tặng có được khấu trừ không?
Nhiều kế toán thấy “mua về rồi đem tặng” nên sợ VAT đầu vào bị loại.
Không nên hiểu như vậy.
Theo quy định về khấu trừ GTGT, việc khấu trừ phải xét bản chất sử dụng hàng hóa, dịch vụ và các điều kiện khấu trừ. Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định nguyên tắc khấu trừ VAT đầu vào và các điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán tại Chương III.
Vì vậy, nếu khoản quà tặng phục vụ hoạt động SXKD, quảng bá, chăm sóc khách hàng hoặc chính sách đối với người lao động và đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ, VAT đầu vào có cơ sở để kê khai, khấu trừ theo quy định.
Ví dụ: Mua quà, Giá chưa VAT: 100 triệu, VAT: 10 triệu, Tổng thanh toán: 110 triệu.
Có thể hạch toán khi mua về nhập kho:
Nợ 156: 100 triệu
Nợ 1331: 10 triệu
Có 331/112: 110 triệu
5. Khi đem hàng ra biếu, tặng thì VAT đầu ra thế nào?
Đây là chỗ rất dễ nhầm giữa doanh thu kế toán và nghĩa vụ VAT.
Hàng hóa đem cho, biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn; việc không thu tiền không đồng nghĩa doanh nghiệp không phát sinh việc xác định VAT đầu ra theo quy định về thuế GTGT.
Ví dụ doanh nghiệp xuất quà tặng có giá tính thuế 100 triệu, giả sử hàng thuộc thuế suất 10%, thì VAT đầu ra tương ứng là 10 triệu.
Phần VAT đầu ra phải được kê khai theo quy định.
6. Hạch toán hàng biếu, tặng thế nào?
Tôi thường chia thành hai trường hợp để học viên dễ làm.
Trường hợp 1: Mua hàng về nhập kho rồi sau đó mới tặng
Khi mua:
Nợ 156 – Giá chưa VAT
Nợ 1331 – VAT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ
Có 111/112/331 – Tổng thanh toán.
Khi xuất kho đem tặng:
Nợ 641/642
Có 156
Tùy mục đích tặng mà lựa chọn tài khoản chi phí phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Đồng thời xử lý VAT đầu ra của hàng biếu, tặng:
Nợ 641/642
Có 3331
Trường hợp 2: Mua về tặng ngay, không qua kho
Có thể ghi nhận trực tiếp khoản chi:
Nợ 641/642 – Giá trị hàng tặng
Nợ 1331 – VAT đầu vào đủ điều kiện
Có 111/112/331
Khi lập hóa đơn biếu, tặng và xác định VAT đầu ra:
Nợ 641/642
Có 3331
Như vậy, đừng thấy doanh nghiệp lập hóa đơn quà tặng rồi máy móc hạch toán Có 511 như một giao dịch bán hàng thông thường. Phải nhìn đúng bản chất: doanh nghiệp đang cho, biếu, tặng và không thu tiền.
7. Chi phí mua quà có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có thể được trừ, nhưng không phải cứ có hóa đơn là mặc nhiên được trừ.
Doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.
Riêng quà tặng cho người lao động mang tính chất phúc lợi, phải đặc biệt chú ý giới hạn chi phí phúc lợi. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thuộc phần không được trừ.
Đây là lỗi tôi gặp khá nhiều: Hóa đơn đúng – thanh toán đúng – nhưng cuối năm lại quên kiểm tra trần phúc lợi.
8. Hồ sơ quà tặng nên chuẩn bị thế nào?
Nếu tặng nhân viên, tôi thường khuyên doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm: quy chế tài chính/quy chế chi tiêu hoặc chính sách phúc lợi; quyết định/phê duyệt chương trình tặng quà; hóa đơn đầu vào; chứng từ thanh toán; danh sách nhân viên nhận quà hoặc biên bản bàn giao; hóa đơn đầu ra và bảng kê nếu thuộc trường hợp được áp dụng.
Nếu tặng khách hàng, nên có quyết định hoặc kế hoạch chương trình tri ân/chăm sóc khách hàng; hồ sơ thể hiện đối tượng, mục đích chương trình; hóa đơn mua hàng; chứng từ thanh toán; danh sách/bảng kê người nhận; chứng từ giao nhận khi cần và hóa đơn đầu ra.
Mục tiêu cuối cùng không phải là “gom thật nhiều giấy”, mà phải tạo được một chuỗi logic:
Mua quà → mục đích gì → tặng cho ai → thực tế đã tặng → hóa đơn xử lý thế nào → VAT kê khai ra sao → chi phí TNDN căn cứ vào đâu.
Một ví dụ để kế toán dễ hình dung
Công ty A nhân dịp Trung thu 2026 mua 300 hộp bánh tặng 200 nhân viên và 100 khách hàng.
Giá mua chưa VAT: 150 triệu đồng.
VAT đầu vào giả sử: 15 triệu đồng.
Bước 1: Có quyết định/chương trình tặng quà.
Bước 2: Nhận hóa đơn đầu vào và kiểm tra điều kiện khấu trừ VAT.
Bước 3: Nếu nhập kho thì ghi nhận 156; nếu mua tặng ngay thì xử lý trực tiếp vào khoản chi phù hợp.
Bước 4: Khi trao quà, lập hóa đơn theo quy định từ 01/07/2026; trường hợp đáp ứng điều kiện lập hóa đơn tổng hợp thì lập hóa đơn kèm bảng kê chi tiết.
Bước 5: Xác định và kê khai VAT đầu ra của hàng biếu, tặng theo quy định.
Bước 6: Hạch toán giá trị hàng xuất tặng và VAT đầu ra vào khoản chi phù hợp.
Bước 7: Cuối năm, riêng phần tặng người lao động phải rà soát giới hạn chi phúc lợi khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
