18/08/2025
GIẢI ĐÁP TẤT TẦN TẬT VỀ THANH TRA BHXH - THANH TRA PHÒNG LAO ĐỘNG
Thanh tra BHXH xưa và nay vẫn là chủ đề hot trong giới HR, C&B. Tương truyền rằng ai làm C&B cũng sẽ phải gặp qua thanh tra một lần . Nói vui vậy thôi, chứ thanh tra thật ra không đáng sợ đến thế đâu . Bài viết này sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về thanh tra BHXH - thanh tra phòng lao động nhé.
NLĐ cũng có thể đọc qua để hiểu hơn cho nhân sự công ty mình nha!
THANH TRA BHXH
Thanh tra BHXH được thực hiện khi cơ quan BHXH nghi ngờ DN có hành vi đóng BHXH sai quy định, đề nghị trợ cấp có dấu hiệu trục lợi bảo hiểm.
VÌ SAO BHXH LẠI THANH TRA?
BHXH thanh tra là do nghi ngờ. Nói ngắn gọn là cứ nghi ngờ là thanh tra. Có người hỏi Hoa về nguyên tắc đóng làm để không bị thanh tra thì mình xin trả lời là không có nguyên tắc này.
Bạn hiểu đơn giản, thanh tra là con người, con người thì nghi ngờ như thế nào người khác không biết được. Mà nghi thì thanh tra.
THANH TRA BẢO HIỂM THAI SẢN LÀ THƯỜNG GẶP NHẤT
Có nhiều bạn nghĩ, đóng BHXH theo quy định đủ 06 tháng trong 12 tháng trước sinh là sẽ được thai sản. Nhưng mà KHÔNG .
Thanh tra chắc chắn sẽ về, vì đây là bạn đang có dấu hiệu trục lợi rất rõ rệt. Những trường hợp khác có khả năng thanh tra nữa bao gồm:
• Đóng BHXH vừa đủ 07-09 tháng trong 12 tháng trước khi sinh.
• Đóng BHXH nhiều nơi trong thời gian mang bầu.
• Đóng BHXH cao hơn bình thường trong thời gian trước khi sinh.
• ...
Có 3 chấm ở cuối là vì không đoán được BHXH sẽ còn nghi ngờ điều gì khác nữa.
RỒI, LỠ BỊ THANH TRA THÌ PHẢI LÀM SAO?
Tùy theo từng trường hợp mà thanh tra sẽ yêu cầu kiểm tra. Thông thường, đoàn thanh tra sẽ kiểm tra hồ sơ lao động - BHXH của toàn thể người lao động tại công ty, trong 1-3 năm gần nhất. Bạn lưu ý là toàn bộ nha, không phải mỗi NLĐ cần làm hồ sơ thôi đâu.
Như nói ở trên, kiểm tra thì tùy trường hợp, nhưng những hồ sơ phổ biến cần chuẩn bị bao gồm:
Hợp đồng lao động
Hồ sơ cá nhân của toàn bộ lao động trong công ty (Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, văn bằng chứng chỉ …)
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thu nhập doanh nghiệp của công ty
Hệ thống thang lương, bảng lương
Trường hợp người lao động không tham gia đóng BHXH cần bổ sung hồ sơ chứng minh người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH như:
Sổ BHXH/Thẻ BHYT chứng minh người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại đơn vị khác;
Quyết định nghỉ hưu/Sổ hưu/Thẻ BHYT cho người lao động đang nghỉ hưu/trợ cấp mất sức lao động;
Người lao động đang nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm đau…
Ngoài ra, đối với trường hợp xác minh để thanh toán tiền hưởng trợ cấp thai sản thì cần thêm:
Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;
Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo…
Sơ sơ thì bao nhiêu đó. Lưu ý là tất cả chữ ký trên giấy tờ phải khớp với nhau. Thang bảng lương thì dù dưới 10 lao động vẫn phải lập nhé!
BỊ THANH TRA THAI SẢN, BẠN CẦN CHUẨN BỊ GÌ?
*Lưu ý: Tùy hồ sơ, tùy cơ quan, tùy khu vực mà quá trình thanh tra có thể diễn ra giống hay khác nhau.
À, phải nói sơ qua một số vấn đề mọi người hay hiểu nhầm về chỗ này:
1. Thanh tra >< làm khó: Thanh tra là kiểm tra lại để ra quyết định chi trợ cấp, chứ không phải là làm khó dễ để bạn không được tiền. Về bản chất thì nếu hồ sơ được trình bày đúng quy định thì thanh tra vẫn phải duyệt hồ sơ.
2. Kiểm tra hồ sơ thai sản >< Kiểm tra toàn bộ công ty: Thanh tra là hoạt động kiểm tra toàn bộ công ty, không chỉ kiểm tra riêng cá nhân đang cần giải quyết thai sản.
3. Quyền lợi >< trục lợi: Nhiều trường hợp được quy vào trục lợi do hồ sơ đóng BHXH có những điểm đáng ngờ. Khi thanh tra kiểm tra mà doanh nghiệp không có đủ giấy tờ để chứng minh hồ sơ không trục lợi thì không thể đòi quyền lợi. Và ngược lại, bạn không trục lợi, bạn có quyền đòi quyền lợi.
4. Thời gian thanh tra >< thời gian theo quy định: Thời gian theo quy định áp dụng đối với các thủ tục hành chính khác, trừ thanh tra. Vậy nên khi bạn hỏi thanh tra bao lâu thì không thể trả lời, phụ thuộc vào thanh tra và doanh nghiệp làm việc.
VÀO VẤN ĐỀ CHÍNH, HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ
Lưu ý: Đây chỉ là những hồ sơ thường gặp nhất, tùy thanh tra, có thể sẽ hỏi thêm giấy tờ khác hoặc hỏi ít giấy tờ hơn.
1. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Bạn chuẩn bị HĐLĐ của tất cả NLĐ đang làm việc tại công ty, kể cả trường hợp nghỉ thai sản (nếu có hồ sơ thai sản bị thanh tra nhưng NLĐ này đã thôi việc). Các điều khoản trên HĐLĐ phải đúng với quy định của pháp luật. Còn lập HĐLĐ sao cho đúng thì mình sẽ hướng dẫn ở bài viết sau...
2. HỒ SƠ CÁ NHÂN CỦA TOÀN BỘ LAO ĐỘNG TRONG CÔNG TY (SƠ YẾU LÝ LỊCH, ĐƠN XIN VIỆC, VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ …)
Khi NLĐ xin việc thì sẽ phải nộp bộ hồ sơ này. Trong đó phải có sơ yếu lý lịch và đơn xin việc, bạn tìm lại và chuẩn bị để sẵn nhé.
3. BẢNG CHẤM CÔNG, BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Mỗi tháng DN phải thực hiện chấm công và lập bảng thanh toán tiền lương. Bảng chấm công thì đơn giản rồi, nhưng lưu ý nếu tháng nào không đi làm đủ số công quy định thì không phải đóng BHXH, bảng này phải khớp với bảng thanh toán tiền lương, tất nhiên rồi.
Bảng thanh toán tiền lương cũng phải được lập đúng quy định. Đã có trường hợp bên mình giải trình thanh tra nhưng doanh nghiệp có bảng kê lương rất sơ sài... và tất nhiên là bảng đó không được thanh tra chấp nhận. Còn bảng lương sao cho đúng, sẽ nói trong 1 bài khác nữa, hi (vì nó cũng hơi dài dài)
4. QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN VÀ THU NHẬP DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY
Nếu NLĐ có phát sinh thu nhập chịu thuế thì phải đóng thuế nhé. Lưu ý đối với trường hợp ký HĐ thử việc thì mỗi tháng phải khấu trừ 10% lương nếu mức này trên 2 triệu đồng.
5. HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG
Hệ thống thang lương, bảng lương hiện nay vẫn còn 1 vài doanh nghiệp chưa chú trọng. Bạn nên biết là dù doanh nghiệp có dưới 10 LĐ đi nữa thì vẫn phải lập và lưu trữ hệ thống. Còn thành lập thang bảng lương sao cho đúng thì ờm hẹn tiếp bài viết sau Vì nó dài.
6. TRƯỜNG HỢP NGƯỜI LAO ĐỘNG KHÔNG THAM GIA ĐÓNG BHXH CẦN BỔ SUNG HỒ SƠ CHỨNG MINH NGƯỜI LAO ĐỘNG KHÔNG THUỘC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BHXH
Ý chỗ này là nếu trong DN có người lao động đang nghỉ hưu hoặc đang nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản,... thì phải có giấy tờ chứng minh nha.
7. KHAI TRÌNH LAO ĐỘNG
Nghiệp vụ này bạn phải thực hiện 6 tháng/lần. Nếu có nộp cơ quan rồi, thì đây cũng là một căn cứ quan trọng để xác minh hồ sơ thai sản.
Lưu ý tiếp: Tất cả các hồ sơ trên phải khớp chữ ký. BHXH sẽ kiểm tra kỹ chỗ này. Mình có tư vấn qua 1 bạn giải trình thanh tra mà thanh tra yêu cầu giám định cả tuổi mực (do có thiếu rồi bổ sung). Nên chỗ này bạn nên chuẩn bị hồ sơ lần đầu đúng và đầy đủ luôn để tránh kiểm tra thêm, kiểm tra lại...
- Cre: Trang Nguyễn -
