21/08/2026
[BÀI VIẾT PHÁP LUẬT]
Đóng trùng BHXH là việc một người có từ hai quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN bị chồng lên cùng một khoảng thời gian. Phần thời gian và số tiền đóng trùng không được tính hai lần; sau khi xác minh, BHXH sẽ điều chỉnh quá trình và hoàn trả khoản đóng trùng theo quy định. Theo đó, khi có nhiều sổ hoặc nhiều quá trình tham gia của cùng một người, cơ quan BHXH kiểm tra, gộp sổ, xác định thời gian bị trùng và xử lý hoàn trả khoản đóng thừa. Việc hoàn trả nhằm trả lại số tiền đóng trùng cho tổ chức hoặc cá nhân đã nộp tiền; không phải là cộng thêm một lần thời gian tham gia BHXH.
Nguyên nhân thường do người lao động làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau hoặc khi chuyển việc có thời gian thử việc/chuyển tiếp trùng khớp giữa công ty cũ và công ty mới. Hệ quả của việc này là người lao động sẽ gặp khó khăn khi xin hưởng các chế độ BHXH hoặc không thể chốt sổ BHXH khi nghỉ việc.
Khi phát sinh đóng trùng, quyền lợi của người lao động được pháp luật bảo vệ rõ ràng thông qua cơ chế hoàn trả.
Căn cứ theo điểm e) khoản 2 Điều 2 Quyết định số 366/QĐ-BHXH, theo đó, hoàn trả là việc cơ quan BHXH trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho tổ chức, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.
Nguyên tắc hoàn trả khi đóng trùng:
- Người lao động được hoàn trả số tiền đã đóng thừa.
- Chỉ hoàn phần tiền lương tương ứng với thời gian bị trùng; thời gian đó không được tính hai lần vào quá trình đóng BHXH.
- Số tiền hoàn trả bao gồm: Tiền do người lao động đóng + Tiền do người sử dụng lao động (công ty) đóng vào hai quỹ: Quỹ hưu trí, tử tuất và Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
- Việc hoàn trả được thực hiện sau khi cơ quan BHXH kiểm tra, gộp sổ và phê duyệt danh sách hoàn trả.
Lưu ý: Sau khi giảm trùng và gộp sổ, cơ quan BHXH xác định số tiền đóng trùng và thực hiện hoàn trả theo Danh sách hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT, BHTN đã được phê duyệt. Người lao động cần đề nghị cơ quan BHXH xác nhận bằng văn bản số tiền được hoàn, đối tượng nhận tiền và phương thức chi trả. Đối với trường hợp thuộc phạm vi áp dụng của Thông tư 03/2026/TT-BCA, số tiền hoàn trả gồm phần cán bộ, chiến sĩ và phần đơn vị đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp; không bao gồm tiền lãi.
Khi phát hiện bị đóng trùng, người lao động và doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo quyền lợi:
Bước 1: Giảm trùng quá trình tham gia BHXH
Người lao động cần đề nghị 1 trong 2 công ty nơi xảy ra đóng trùng làm thủ tục giảm quá trình đóng; tuy nhiên phải xác định đúng công ty nào cần giảm theo tình trạng làm việc thực tế.
Nếu người lao động thực tế chỉ làm việc tại một công ty trong thời gian trùng, hãy đề nghị công ty còn lại làm hồ sơ giảm quá trình đóng kể từ thời điểm báo tăng sai.
Nếu có việc làm thực tế tại cả hai công ty, thông báo cho hai công ty biết hợp đồng nào bạn lựa chọn làm căn cứ đóng BHXH và đề nghị công ty còn lại làm thủ tục điều chỉnh/giảm phần đã đóng không đúng.
Hồ sơ công ty cần nộp:
1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
3. Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).
4. Văn bản giải trình/đề nghị giảm trùng của công ty: mã số BHXH người lao động, thời gian bị trùng, đơn vị đóng trùng, lý do giảm và đề nghị xử lý số tiền đóng thừa;
5. Kèm tài liệu chứng minh: hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng/nghỉ việc hoặc tài liệu chứng minh thời gian làm việc; văn bản/xác nhận của người lao động về nơi được chọn đóng BHXH khi làm đồng thời tại hai công ty; kết quả đối chiếu quá trình tham gia hoặc thông báo đóng trùng.
Nếu sổ BHXH có thời gian đóng trùng đã được sử dụng để hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp, cơ quan BHXH rà soát, điều chỉnh quá trình đóng đến thời điểm phù hợp và xử lý thu hồi khoản trợ cấp chỉ khi xác định có hưởng sai hoặc hưởng không đúng quy định.
Bước 2: Gộp sổ BHXH
Sau khi giảm trùng, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên, cơ quan BHXH kiểm tra và gộp các quá trình đóng hợp lệ về một mã số BHXH. Việc giữ lại số sổ nào và xử lý các sổ còn lại do cơ quan BHXH xác định trên cơ sở dữ liệu quản lý và tình trạng hưởng chế độ của người lao động.
Khi gộp sổ phát hiện thời gian đóng trùng, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả phần tiền đóng trùng. Hồ sơ được xử lý theo Phiếu đề nghị gộp sổ BHXH mẫu C18-TS; cơ quan BHXH phê duyệt Danh sách hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT, BHTN mẫu C16-TS và chuyển bộ phận kế hoạch – tài chính hoàn trả cho người tham gia.
Bước 3: Thủ tục hoàn tiền đóng trùng
Sau khi giảm trùng và gộp sổ, người lao động kê khai hồ sơ đề nghị hoàn trả BHXH, BHTN và nộp cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH.
Hồ sơ gồm:
- Đối với người lao động:
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), kèm giấy tờ chứng minh (nếu có)
Bản sao giấy tờ liên quan (nếu có).
Nếu có nhiều sổ BHXH, người lao động nộp các sổ đang giữ để phục vụ việc gộp sổ khi cơ quan BHXH yêu cầu.
Trường hợp đang đóng BHXH bắt buộc qua công ty, công ty có thể lập hồ sơ điều chỉnh; người lao động cũng có thể nộp trực tiếp đến cơ quan BHXH (Điều 4 Quyết định 366/QĐ-BHXH)
- Đối với doanh nghiệp (hỗ trợ người lao động):
Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT)
Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS);
Lập hồ sơ đề nghị điều chỉnh/hoàn trả hoặc bù trừ tiền BHXH, BHYT, BHTN đóng thừa sau khi đã có kết quả giảm trùng và gộp sổ.
Phiếu trình giải quyết công việc.
Khi gặp tình huống này, người lao động không nên hoang mang mà cần chủ động phối hợp với đơn vị sử dụng lao động để thực hiện giảm trùng và gộp sổ. Số tiền đóng thừa (bao gồm cả phần doanh nghiệp đóng) sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả đầy đủ (trừ lãi) theo quy định của pháp luật hiện hành.