Justeps - Hợp đồng và Tư vấn Doanh nghiệp

05/10/2026

📌 MIỄN THUẾ TNDN 03 NĂM ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA – CẦN LƯU Ý GÌ?

Ngày 29/9/2026, Cục Thuế ban hành Công văn số 7191/CT-QLDN trả lời về việc áp dụng chính sách miễn thuế TNDN 03 năm đối với Công ty Cổ phần Đông Bắc Capital.

Nội dung Công văn làm rõ thêm một vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi áp dụng chính sách miễn thuế TNDN đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập.

1. Chính sách miễn thuế TNDN 03 năm

Theo khoản 4 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế TNDN trong 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Khoản 3 Điều 7 Nghị định 20/2026/NĐ-CP quy định thời gian miễn thuế được tính liên tục từ năm đầu tiên doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Bên cạnh điều kiện về quy mô và thời điểm thành lập, doanh nghiệp cần kiểm tra các trường hợp không được áp dụng chính sách miễn thuế theo Nghị định 20/2026/NĐ-CP.

2. Trường hợp không được áp dụng miễn thuế

Theo điểm b2 khoản 3 Điều 7 Nghị định 20/2026/NĐ-CP, khi xác định điều kiện hưởng ưu đãi cần rà soát các cá nhân sau:

✓ Người đại diện theo pháp luật, trừ trường hợp người đại diện theo pháp luật không phải là thành viên góp vốn;

✓ Thành viên hợp danh;

✓ Người có số vốn góp cao nhất.

Trường hợp các cá nhân này đã tham gia hoạt động kinh doanh với vai trò thuộc trường hợp quy định tại doanh nghiệp khác đang hoạt động, hoặc tại doanh nghiệp đã giải thể nhưng chưa đủ 12 tháng tính từ ngày giải thể đến ngày thành lập doanh nghiệp mới, doanh nghiệp mới thuộc trường hợp không được áp dụng chính sách miễn thuế.

3. Trường hợp Công ty Cổ phần Đông Bắc Capital

Theo Công văn 7191/CT-QLDN, ông Vũ Hải Đăng là một trong những người có số vốn góp cao nhất tại Công ty Cổ phần Đông Bắc Capital, đồng thời là người đại diện theo pháp luật của một doanh nghiệp khác đang hoạt động.

Cục Thuế xác định Công ty Cổ phần Đông Bắc Capital thuộc trường hợp không được áp dụng chính sách miễn thuế TNDN 03 năm theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 20/2026/NĐ-CP.

Qua trường hợp này, khi thành lập doanh nghiệp và xác định chính sách thuế được áp dụng, cần rà soát cả cơ cấu thành viên/cổ đông và hoạt động kinh doanh trước đó của các cá nhân có liên quan.

4. Một số ví dụ

Ví dụ 1: Được hưởng ưu đãi

Ông A thành lập doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời là người có số vốn góp cao nhất. Trước đó, ông A không thuộc trường hợp bị loại trừ theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 20/2026/NĐ-CP.

Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khác, doanh nghiệp được áp dụng chính sách miễn thuế TNDN 03 năm.

Ví dụ 2: Không được hưởng ưu đãi

Ông B là người có số vốn góp cao nhất tại doanh nghiệp Y. Đồng thời, ông B đang giữ vai trò thuộc trường hợp bị loại trừ tại doanh nghiệp X đang hoạt động.

Doanh nghiệp Y không được áp dụng chính sách miễn thuế TNDN 03 năm.

Ví dụ 3: Doanh nghiệp cũ đã giải thể

Ông C từng giữ vai trò thuộc trường hợp quy định tại doanh nghiệp X. Doanh nghiệp X giải thể ngày 01/6/2026.

Ngày 01/10/2026, ông C thành lập doanh nghiệp Y.

Thời gian từ ngày doanh nghiệp X giải thể đến ngày thành lập doanh nghiệp Y chưa đủ 12 tháng, do đó doanh nghiệp Y vẫn thuộc trường hợp không được áp dụng chính sách miễn thuế.

5. Doanh nghiệp cần rà soát những gì?

Trước khi áp dụng chính sách miễn thuế TNDN 03 năm, doanh nghiệp nên kiểm tra:

✓ Điều kiện xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa;

✓ Thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;

✓ Người đại diện theo pháp luật và tư cách thành viên góp vốn của người này;

✓ Thành viên hợp danh, nếu có;

✓ Người có số vốn góp cao nhất;

✓ Việc các cá nhân trên đang hoặc đã tham gia doanh nghiệp khác;

✓ Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trước đó;

✓ Thời gian kể từ ngày doanh nghiệp trước đó giải thể, nếu có.

Việc rà soát các điều kiện này nên được thực hiện ngay từ thời điểm thành lập và trước khi kê khai, áp dụng chính sách miễn thuế. Trường hợp xác định không đúng đối tượng được hưởng ưu đãi, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ thuế bổ sung và các khoản liên quan khi cơ quan thuế kiểm tra.

Căn cứ pháp lý:

* Nghị quyết 198/2025/QH15;
* Nghị định 20/2026/NĐ-CP;
* Công văn số 7191/CT-QLDN ngày 29/9/2026 của Cục Thuế.

________________
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
📩 Email: [email protected]
🌐 Website: https://justepslegal.com/
🌐 Website: https://justeps.vn/
🌐 Page: Justeps
☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607

05/10/2026

03/10/2026

ĐỒNG HÀNH CÙNG UTEN HOÀN THIỆN BỘ HỒ SƠ NỘI BỘ

UTEN Việt - Đức là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị điện, với các sản phẩm như công tắc, ổ cắm, đèn LED và nhiều dòng thiết bị điện phục vụ công trình, dân dụng.
Trong quá trình đồng hành, Justeps hỗ trợ UTEN hoàn thiện một số hồ sơ trọng tâm:
✅ Thang, bảng lương
✅ Quy chế chi tiêu nội bộ
✅ Quy chế tạm ứng, hoàn ứng
✅ Các chính sách liên quan đến tiền lương và quản lý nội bộ

Mục tiêu là giúp UTEN chuẩn hóa cách quản lý tiền lương, chi phí và tạm ứng; tạo căn cứ rõ ràng cho bộ phận Nhân sự – Kế toán khi thực hiện, đồng thời thuận tiện hơn trong việc kiểm soát, lưu trữ và giải trình hồ sơ.

Justeps hướng tới xây dựng các quy chế có thể áp dụng thực tế, phù hợp với chính cách doanh nghiệp đang vận hành.

Dịch vụ chi tiết mình cung cấp bao gồm:
✅ Thang, bảng lương
✅ Quy chế tiền lương, thưởng, KPI
✅ Quy chế chi tiêu nội bộ, tạm ứng – hoàn ứng
✅ Hợp đồng lao động và phụ lục liên quan
✅ Nội quy lao động
✅ Quy trình, biểu mẫu nhân sự
✅ Rà soát BHXH, thuế TNCN và cơ cấu thu nhập
✅ Hoàn thiện trọn bộ hồ sơ lao động – tiền lương phù hợp với từng doanh nghiệp
________________
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
📩 Email: [email protected]
🌐 Website: https://justepslegal.com/
🌐 Website: https://justeps.vn/
🌐 Page: Justeps
☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607 Ẩn bớt

01/10/2026

LÀM SAO ĐỂ THUÊ KHOÁN LAO ĐỘNG ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ?
KẾ TOÁN, CHỦ DOANH NGHIỆP VÀ CHỦ HỘ KINH DOANH NHÓM 3, 4 NÊN LƯU Ý

Nhiều doanh nghiệp thuê thợ, tổ đội, nhân công thời vụ theo từng công trình/hạng mục nhưng khi quyết toán lại không có đủ hồ sơ để chứng minh chi phí.

Trường hợp doanh nghiệp giao khoán công việc cho cá nhân không đăng ký kinh doanh, khoản tiền công/thù lao cá nhân nhận được có thể thuộc thu nhập từ tiền lương, tiền công. Với cá nhân cư trú không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng, nếu mức chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên, bên chi trả về nguyên tắc thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi thanh toán, trừ trường hợp cá nhân đủ điều kiện thực hiện cam kết theo quy định. vbpl.vn
Muốn khoản thuê khoán có hồ sơ đủ chặt để đưa vào chi phí, nên chuẩn bị tối thiểu 07 nhóm tài liệu:
✅ 1. Hợp đồng giao khoán
Ghi rõ hạng mục, khối lượng, đơn giá, tiêu chuẩn nghiệm thu, tiến độ và phương thức thanh toán.
✅ 2. CCCD + mã số thuế của cá nhân nhận khoán
Nếu một người đại diện cho cả tổ/nhóm thì nên có thêm danh sách thành viên + văn bản ủy quyền + phần thu nhập phân bổ cho từng người.
✅ 3. Biên bản nghiệm thu khối lượng/sản lượng hoặc xác nhận công việc hoàn thành
Đây là hồ sơ rất quan trọng để chứng minh: có công việc thực tế → có kết quả thực tế → có căn cứ thanh toán.
✅ 4. Bảng xác nhận nhân lực thực tế
Nếu công trình cần theo dõi người vào làm, số ngày thực hiện, nhân lực tham gia thì nên lưu bảng này để đối chiếu với khối lượng nghiệm thu.
Lưu ý: với hợp đồng giao khoán, nên dùng bảng này để xác nhận nhân lực/khối lượng, không nên xây dựng giống bảng chấm công – trả lương của nhân viên nếu bản chất không phải quan hệ lao động.
✅ 5. Chứng từ thanh toán
Phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ khác phù hợp với phương thức thanh toán và quy định thuế áp dụng.
✅ 6. Hồ sơ khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN
Bao gồm hồ sơ kê khai thuế, chứng từ nộp thuế và chứng từ khấu trừ thuế khi thuộc trường hợp phải cấp.
✅ 7. Biên bản thanh lý hợp đồng
Chốt khối lượng đã thực hiện, tổng giá trị được thanh toán, số đã tạm ứng, số còn phải trả và nghĩa vụ của các bên.
Ngoài ra, tùy tính chất công việc, doanh nghiệp có thể lưu thêm:
✅ Hình ảnh thi công/thực hiện công việc;
✅ Nhật ký công trình;
✅ Phiếu giao nhận vật tư;
✅ Bảng xác nhận sản lượng;
✅ Đề nghị thanh toán;
✅ Bảng phân chia tiền cho thành viên tổ đội.
để tăng khả năng chứng minh.

Đặc biệt với công việc kéo dài nhiều tháng: không nhất thiết phải chờ làm xong toàn bộ mới thanh toán. Hai bên có thể nghiệm thu khối lượng theo từng tháng/giai đoạn và tạm ứng hoặc thanh toán tương ứng với phần việc đã hoàn thành.

Tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý không phải cứ ký một hợp đồng tên là “Hợp đồng giao khoán” thì quan hệ đó mặc nhiên là giao khoán. Nếu thực tế cá nhân:
- Làm việc theo giờ cố định;
- Chịu sự quản lý, điều hành thường xuyên;
- Được bố trí vào một vị trí công việc ổn định;
- Nhận tiền cố định hàng tháng giống tiền lương;
- Áp dụng chấm công, nghỉ phép, kỷ luật như nhân viên;
thì vẫn cần rà soát nguy cơ quan hệ này được xác định là quan hệ lao động.

Với hộ kinh doanh thực hiện chế độ xác định chi phí từ năm 2026, cơ quan thuế cũng nhấn mạnh nguyên tắc khoản chi phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ hóa đơn/chứng từ theo quy định; trong các trường hợp thuộc diện áp dụng còn phải đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Đây cũng là cách Justeps triển khai khi rà soát pháp lý cho doanh nghiệp.

Justeps không chỉ sửa một hợp đồng hoặc cung cấp một bộ biểu mẫu riêng lẻ mà sẽ đi từ bản chất hoạt động thực tế của doanh nghiệp để xác định:
✅ Doanh nghiệp đang sử dụng lao động, cộng tác viên, cá nhân nhận khoán hay tổ đội theo mô hình nào;
✅ Mô hình đang áp dụng có phù hợp với cách quản lý và chi trả thực tế hay không;
✅ Khoản tiền đang chi nên được thiết kế, nghiệm thu và lưu hồ sơ thế nào để có căn cứ về lao động – thuế – kế toán – BHXH;
✅ Hợp đồng, quy chế, quy trình và biểu mẫu nội bộ đang thiếu gì, chồng chéo ở đâu hoặc có nội dung nào không còn phù hợp;
✅ Hồ sơ nào doanh nghiệp bắt buộc phải có, hồ sơ nào nên có để quản trị và hồ sơ nào cần lưu để giải trình khi kiểm tra;
✅ Sau khi hoàn thiện, hướng dẫn lại cho kế toán, HR và người quản lý cách sử dụng từng biểu mẫu, cách ký, cách nghiệm thu, thanh toán và lưu hồ sơ để doanh nghiệp có thể tự vận hành về sau.

Tùy từng doanh nghiệp, phạm vi rà soát có thể bao gồm:
✅ Pháp lý doanh nghiệp và quản trị nội bộ;
✅ Lao động – tiền lương – KPI – BHXH;
✅ Thuế và hồ sơ chứng minh chi phí;
✅ Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, cộng tác viên, tổ đội;
✅ Quy chế, quy trình và hệ thống biểu mẫu nội bộ;
✅ Dữ liệu cá nhân, bảo mật và sở hữu trí tuệ;
✅ Checklist hồ sơ pháp lý cần hoàn thiện theo từng giai đoạn hoạt động.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
📩 Email: [email protected]
🌐 Website: https://justepslegal.com/
🌐 Website: https://justeps.vn/
🌐 Page: Justeps
☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607

30/09/2026

CHIA SẺ MẪU HỢP ĐỒNG THỬ VIỆC CHO DOANH NGHIỆP

Khi làm việc với các doanh nghiệp, mình thấy hợp đồng thử việc thường được soạn khá sơ sài. Nhiều nơi dùng lại mẫu HĐLĐ rồi sửa vài chỗ. Vì vậy mình soạn một mẫu hợp đồng thử việc riêng, tập trung vào các nội dung doanh nghiệp cần tự thỏa thuận:
- Tiêu chí đánh giá và các trường hợp xác định không đạt
- Cách xử lý khi nhân viên đạt yêu cầu nhưng không ký HĐLĐ
- Bảo mật thông tin và quyền sở hữu kết quả công việc
- Bàn giao, khấu trừ và hình thức thông báo

Các nội dung luật đã quy định sẵn được lược bớt để hợp đồng gọn hơn. Mỗi mục đều có ghi chú hướng dẫn điền, kèm lưu ý về những điểm cần tránh để điều khoản không bị vô hiệu.

Justeps có thể rà soát và xây dựng đồng bộ:
✅ Hợp đồng thử việc và Hợp đồng lao động
✅ JD và tiêu chí đánh giá thử việc
✅. Quy chế tiền lương, KPI và cơ cấu thu nhập
✅ Nội quy lao động
✅ Quy trình tiếp nhận – thử việc – đánh giá – ký chính thức – nghỉ việc
✅ Biểu mẫu nhân sự và hồ sơ quản trị lao động liên quan

✅ Liên hệ chi tiết: 096.172.2697

Theo dõi Justeps thêm tại:
1. Lao động tiền lương: Justeps HR Outsourcing - Phòng Nhân sự thuê ngoài;
2. Hợp đồng và tư vấn doanh nghiệp: Justeps - Hợp đồng và Tư vấn Doanh nghiệp;
3. Phòng pháp chế thuê ngoài: Justeps Business - Tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp

23/09/2026

HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ ĐIỀN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐÚNG QUY ĐỊNH 2026

Dạo gần đây mình thấy khá nhiều bạn nhân sự phải kiêm thêm pháp chế, kế toán phải xử lý cả lao động – tiền lương, còn pháp chế thì cũng phải hiểu chấm công, KPI, BHXH và cách tính lương.

Từ kinh nghiệm tư vấn và rà soát hồ sơ lao động cho doanh nghiệp, mình tổng hợp một số điểm quan trọng khi soạn Hợp đồng lao động năm 2026 để mọi người dễ kiểm tra và áp dụng.

✅1. Xác định đúng loại hợp đồng

Hiện nay Hợp đồng lao động gồm:
- Hợp đồng không xác định thời hạn
- Hợp đồng xác định thời hạn, tối đa 36 tháng

Ngoài ra, dù đặt tên là hợp đồng cộng tác viên, khoán việc hay hợp đồng dịch vụ, nếu thực tế có việc làm, có trả lương và có sự quản lý, điều hành thì vẫn có thể được xác định là quan hệ lao động.

✅2. Kiểm tra đúng người ký hợp đồng

Người ký phía doanh nghiệp phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp. Nếu Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng nhân sự hoặc người khác ký thay người đại diện theo pháp luật thì nên có văn bản phân quyền hoặc ủy quyền rõ ràng.

✅3. Nội dung công việc phải đủ rõ

Không nên chỉ ghi chức danh rồi để quá chung chung.

Nên thể hiện đầy đủ rõ ràng:
- Vị trí, chức danh
- Bộ phận làm việc
- Công việc chính
- Cấp quản lý trực tiếp
- Địa điểm làm việc

Mô tả chi tiết có thể dẫn chiếu sang Mô tả công việc để dễ điều chỉnh trong quá trình vận hành.

✅4. Phần tiền lương phải đặc biệt cẩn thận

Hợp đồng lao động nên lưu ý nên tách rõ:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh
- Phụ cấp lương
- Khoản bổ sung
- Khoản hỗ trợ, phúc lợi
- KPI hoặc thưởng nếu có
- Kỳ hạn và hình thức trả lương

Năm 2026, mức lương theo công việc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đang áp dụng. Quan trọng hơn, Hợp đồng lao động phải khớp với bảng lương, BHXH, chấm công, KPI và quy chế tiền lương của doanh nghiệp.

Đừng để hợp đồng ghi một kiểu, bảng lương trả một kiểu và BHXH lại đóng theo một kiểu khác.

✅5. Thử việc phải đúng thời gian và mức lương

Có thể ký hợp đồng thử việc riêng hoặc ghi nội dung thử việc ngay trong Hợp đồng lao động. Mức lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó.

Thời gian thử việc phải căn cứ vào từng vị trí, không phải vị trí nào cũng được thử việc 2 tháng.

✅6. Thời giờ làm việc phải đúng với thực tế

Nếu doanh nghiệp làm từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy thì hồ sơ cũng phải thể hiện phù hợp. Nếu làm việc theo ca thì Hợp đồng, Nội quy và bảng chấm công cũng cần thống nhất.

Không nên ghi một lịch làm việc trên hợp đồng nhưng thực tế lại áp dụng một lịch khác.

✅7. BHXH không đơn giản là đóng trên lương cơ bản

Năm 2026 cần đối chiếu với Luật Bảo hiểm xã hội 2024 để xác định đúng đối tượng tham gia và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Không phải cứ đổi tên một khoản thành hỗ trợ là mặc nhiên không liên quan đến BHXH.

Cần xem bản chất của từng khoản và cách doanh nghiệp chi trả trên thực tế.

✅8. Lưu ý dữ liệu cá nhân của người lao động

Từ năm 2026, doanh nghiệp cũng cần chú ý Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các quy định hướng dẫn.

Hồ sơ nhân sự thường chứa rất nhiều dữ liệu như căn cước, tài khoản ngân hàng, số điện thoại, thông tin BHXH, dữ liệu chấm công, camera hoặc sinh trắc học.

Doanh nghiệp nên có riêng Thông báo hoặc Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân thay vì chỉ chèn một câu chung chung vào Hợp đồng lao động.

✅9. Đừng cố đưa tất cả chính sách vào Hợp đồng lao động

Một bộ hồ sơ lao động tốt nên được xây đồng bộ giữa:
- Hợp đồng lao động
- Mô tả công việc
- Thang bảng lương
- Quy chế tiền lương
- Quy chế KPI
- Nội quy lao động
- Chính sách thưởng, phúc lợi
- Hồ sơ bảo mật và dữ liệu cá nhân

Hợp đồng lao động không cần quá dài. Quan trọng là đúng luật và có thể sử dụng được trên thực tế. Theo kinh nghiệm của mình, khi rà soát Hợp đồng lao động không nên chỉ hỏi hợp đồng đã đủ nội dung theo luật chưa.

Ngoài ra khi xây dựng doanh nghiệp nên lưu ý phải xem xét các vấn đề:
1. Nếu ngày mai phải tính lương thì có tính được không?
2. Nếu nhân viên không đạt KPI thì có căn cứ đánh giá không?
3. Nếu nghỉ việc thì biết phải xử lý những khoản nào không?
4. Nếu BHXH hoặc cơ quan quản lý kiểm tra thì hồ sơ có khớp với bảng lương và chấm công không?
5. Đó mới là một bộ Hợp đồng lao động có thể vận hành được.

✅10. Justeps hỗ trợ doanh nghiệp

Justeps hiện hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và xây dựng đồng bộ hệ thống lao động – tiền lương, bao gồm:
✅ Rà soát và soạn thảo Hợp đồng lao động
✅ Xây dựng thang bảng lương và cơ cấu tiền lương
✅ Xây dựng Quy chế tiền lương, thưởng và phụ cấp
✅ Xây dựng hệ thống KPI và tiêu chí đánh giá
✅ Rà soát tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
✅ Xây dựng Nội quy lao động và các quy chế nhân sự
✅ Xây dựng Mô tả công việc theo từng vị trí
✅ Rà soát hồ sơ bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động
✅ Đồng bộ Hợp đồng lao động với bảng lương, chấm công, KPI và quy trình nhân sự thực tế

Với doanh nghiệp đã có sẵn biểu mẫu, không nhất thiết phải làm lại toàn bộ. Nhiều trường hợp chỉ cần rà soát đúng các điểm rủi ro và đồng bộ lại Hợp đồng lao động với bảng lương, KPI và quy chế nội bộ là đã có thể xử lý được phần lớn vấn đề.
____________________
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

📩 Email: [email protected]

🌐 Website: https://justepslegal.com/

🌐 Page: Justeps

☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607

18/09/2026

KINH NGHIỆM RÀ SOÁT VÀ CÁC HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ KHI THANH TRA LIÊN NGÀNH
Khi có thanh tra, kiểm tra liên ngành, ngoài việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, doanh nghiệp còn cần rà soát để đảm bảo các hồ sơ phải thống nhất với nhau và phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Theo đó một số kinh nghiệm và hồ sơ cần lưu ý để đảm bảo đầy đủ như sau:

✅1. Các hồ sơ pháp lý phải đầy đủ và khớp nhau

Trước khi xuất trình hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát tính thống nhất giữa hồ sơ pháp lý, lao động, tiền lương, BHXH, thuế và kế toán.

Đối với một người lao động, thông tin về chức danh, mức lương, cơ cấu thu nhập trong HĐLĐ phải phù hợp với thang bảng lương, quy chế tiền lương, bảng chấm công, kết quả KPI, bảng lương, chứng từ trả lương, mức đóng BHXH và thu nhập kê khai thuế TNCN.

Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh và trả lương cho người lao động. Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định tiền thưởng căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc, đồng thời doanh nghiệp phải có quy chế thưởng.
Do đó, nếu doanh nghiệp có khoản KPI nhưng không có quy chế đánh giá, không có tiêu chí, không có kết quả thực hiện hoặc tháng nào cũng chi trả cùng một số tiền thì cần rà soát lại trước khi giải trình.

✅2. Đối với thuế, phải kiểm tra cả căn cứ nội bộ của khoản chi

Từ kỳ tính thuế năm 2025, Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 là căn cứ chính để xác định khoản chi được trừ. Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ, thanh toán theo quy định. Nghị định 320/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định chi tiết các điều kiện này, trong đó yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc ngưỡng áp dụng.

Nhưng khi thanh tra thuế, doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị hóa đơn và chứng từ chuyển khoản.

Đối với tiền lương, tiền thưởng, điểm 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định điều kiện hưởng và mức hưởng phải được thể hiện cụ thể tại HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng theo quy định của doanh nghiệp. CSDL quốc gia về văn bản pháp luật hiện vẫn ghi nhận Thông tư 96/2015/TT-BTC còn hiệu lực.

Đối với công tác phí, tiền đi lại, tiền ở và các khoản khoán chi, điểm 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC cũng yêu cầu doanh nghiệp thực hiện theo Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ trong trường hợp áp dụng cơ chế khoán.

Vì vậy, ngoài hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp cần rà soát Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế lương thưởng, quy định công tác phí, định mức chi, thẩm quyền duyệt chi và hồ sơ chứng minh khoản chi thực tế.

Một khoản chi phải giải thích được lý do chi, đối tượng hưởng, điều kiện hưởng, mức hưởng, người có thẩm quyền phê duyệt và chứng từ chi trả.

✅3. Đối với BHXH, phải chứng minh đúng bản chất từng khoản thu nhập

Điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024 quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP làm rõ hơn: các khoản phụ cấp hoặc khoản bổ sung phụ thuộc, biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc được phân biệt với những khoản xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên, ổn định.

Do đó, không thể chỉ đổi tên một khoản thành hỗ trợ, KPI hoặc thưởng để xác định khoản đó không thuộc tiền lương đóng BHXH.
Nếu doanh nghiệp xác định một khoản thu nhập là biến động theo kết quả công việc thì phải có hồ sơ chứng minh đúng bản chất như Quy chế lương thưởng, Quy chế đánh giá KPI, tiêu chí đánh giá, kế hoạch công việc, số liệu thực hiện, bảng chấm điểm và kết quả chi trả.

Ngược lại, nếu khoản tiền được xác định trước, trả đều hằng tháng, ổn định và gắn với công việc hoặc chức danh thì cần rà soát lại nghĩa vụ BHXH, kể cả khi bảng lương đang đặt tên khoản đó là KPI hoặc hỗ trợ.

✅4. Thuế, BHXH và lao động phải được rà soát cùng một lúc

Đây là phần doanh nghiệp thường dễ phát sinh chênh lệch nhất.
Ví dụ, hồ sơ lao động xác định KPI phụ thuộc vào kết quả công việc để giải trình về BHXH thì số liệu KPI thực tế phải thể hiện được sự biến động theo kết quả đánh giá. Đồng thời, khi khoản KPI được hạch toán vào chi phí, hồ sơ thuế phải có căn cứ về điều kiện hưởng, mức hưởng và chứng từ chi trả.

Tương tự, khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, công tác phí, thưởng hiệu quả hoặc phúc lợi phải được kiểm tra đồng thời trên HĐLĐ, quy chế nội bộ, bảng lương, hồ sơ BHXH, kê khai thuế và sổ kế toán.
Nếu mỗi bộ phận tự xây dựng một bộ số liệu riêng thì khi cơ quan thanh tra đối chiếu, chênh lệch sẽ xuất hiện ngay.

✅5. Hồ sơ pháp lý phải thể hiện được ai sở hữu và ai thực tế kiểm soát doanh nghiệp

Không nên chỉ chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, hồ sơ góp vốn, chuyển nhượng vốn, nghị quyết, biên bản họp, quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền, thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật và hồ sơ chủ sở hữu hưởng lợi. Đây cũng là các nhóm tài liệu đã được đưa vào checklist hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị.

Hiện nay, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về chủ sở hữu hưởng lợi. Việc xác định không chỉ dựa trên tỷ lệ sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết mà còn phải xem xét quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp. Quy định mới có hiệu lực từ ngày 23/7/2026.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ có thể hiện rõ ai có quyền quyết định các vấn đề quan trọng, ai có quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người quản lý, ai kiểm soát cơ cấu tổ chức và ai thực tế chi phối hoạt động của doanh nghiệp hay không.

✅6. Nên rà soát trước khi nhận quyết định thanh tra, không đợi đến lúc cơ quan yêu cầu hồ sơ

Bộ hồ sơ cơ bản chỉ là lớp đầu tiên. Phần cần làm kỹ hơn là đối chiếu toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp để xác định các điểm chưa thống nhất trước khi hồ sơ được xuất trình. Một khoản lương phải đi được từ HĐLĐ đến bảng lương, BHXH và thuế. Một khoản chi phải đi được từ quy chế nội bộ đến đề nghị chi, phê duyệt, hóa đơn, thanh toán và hạch toán. Một quyết định phải được ban hành đúng thẩm quyền. Một cơ cấu sở hữu phải giải thích được cả người đứng tên vốn và người thực tế kiểm soát.

Kinh nghiệm khi chuẩn bị thanh tra liên ngành là rà soát theo hồ sơ chỉ để biết doanh nghiệp đang thiếu gì, còn rà soát theo logic mới giúp doanh nghiệp biết hồ sơ đang có vấn đề ở đâu.
Việc rà soát không chỉ dừng ở kiểm tra đủ hồ sơ mà tập trung vào tính pháp lý, tính thống nhất giữa các bộ hồ sơ và các điểm doanh nghiệp có thể phải giải trình khi cơ quan nhà nước đối chiếu.

Với kinh nghiệm đa dạng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề Justeps nhận hỗ trợ rà soát tổng thể, xây dựng bao quát cho doanh nghiệp. Phạm vi hỗ trợ có thể gồm:
✅ Rà soát tổng thể hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, Điều lệ, cơ cấu vốn, thẩm quyền, người đại diện và chủ sở hữu hưởng lợi.
✅ Rà soát HĐLĐ, nội quy lao động, thang bảng lương, quy chế lương thưởng, quy chế KPI và hồ sơ nhân sự.
✅ Đối chiếu bảng chấm công, bảng lương, HĐLĐ, mức đóng BHXH và kê khai thuế TNCN.
✅ Rà soát cơ cấu tiền lương, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng để xác định đúng bản chất từng khoản và hồ sơ chứng minh đi kèm.
✅ Rà soát hồ sơ BHXH, đối chiếu danh sách lao động, mức đóng và các khoản thu nhập có liên quan.
✅ Rà soát chi phí thuế, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và căn cứ nội bộ của khoản chi.
✅ Xây dựng hoặc hoàn thiện Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế tiền lương, Quy chế thưởng, Quy chế đánh giá KPI và các quy định nội bộ còn thiếu.
✅ Kiểm tra tính logic giữa hồ sơ lao động, BHXH, thuế và kế toán trước khi xuất trình.
✅ Lập checklist hồ sơ theo từng doanh nghiệp, phân loại hồ sơ đã có, hồ sơ còn thiếu và hồ sơ cần điều chỉnh.
✅ Rà soát các giấy phép, báo cáo định kỳ và hồ sơ chuyên ngành theo hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
✅ Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ giải trình, sắp xếp bộ hồ sơ xuất trình và hướng dẫn bộ phận phụ trách làm việc với đoàn kiểm tra.
✅ Đồng hành xử lý các nội dung cần bổ sung, điều chỉnh hoặc khắc phục sau quá trình rà soát, thanh tra, kiểm tra.

Với hồ sơ thanh tra liên ngành, việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý các điểm chưa thống nhất trước khi hồ sơ được cung cấp cho cơ quan nhà nước. Mục tiêu không phải chỉ là có đủ giấy tờ, mà là bảo đảm từng số liệu, từng khoản chi, từng khoản thu nhập và từng quyết định của doanh nghiệp đều có căn cứ và có thể giải trình được khi đối chiếu.
___________________________
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
📩 Email: [email protected]
🌐 Website: https://justepslegal.com/
🌐 Page: Justeps
☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607

06/09/2026

Tài liệu tổng hợp 40 câu hỏi – đáp về những nội dung người nộp thuế thường quan tâm, giúp doanh nghiệp, tổ chức:

✅ Hiểu rõ quy trình, thủ tục cần thực hiện;
✅ Chủ động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu;
✅ Biết cách xử lý các nghĩa vụ thuế còn tồn;
✅ Hạn chế sai sót, mất thời gian trong quá trình thực hiện;
✅ Chủ động khôi phục hiệu lực mã số thuế khi thuộc trường hợp được phép.
📌 Doanh nghiệp/tổ chức đang có nhu cầu giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc khôi phục hiệu lực mã số thuế nên lưu lại tài liệu để tra cứu khi cần.

Cre: Nguồn Cục thuế
________________________________
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
📩 Email: [email protected]
🌐 Website: https://justepslegal.com/
🌐 Page: Justeps
☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607
🌐Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam