18/06/2024
Tại sao công ty nhỏ BẰNG LỖ MŨI mà xây dựng quy trình và báo cáo chặt chẽ thế?
Khi tôi mới khởi nghiệp, nhiều sếp đã cười nhạo tôi vì quá chú trọng vào việc xây dựng quy trình và báo cáo. Họ nghĩ rằng "Điều này không cần thiết, chỉ làm mất thời gian. Công ty nhỏ (5-30 người) chỉ cần tập trung vào bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng là đủ."
Tuy nhiên, tôi vẫn kiên định với việc thiết lập mọi thứ chuẩn chỉnh từ đầu. Sau nhiều năm làm việc tại Nhật, tôi nhận thấy các CEO Nhật có cách tư duy rất khác biệt. Họ xây dựng quy trình làm việc và hệ thống báo cáo ngay từ khi công ty còn nhỏ, không đợi đến khi công ty phát triển lớn mới sửa chữa các lỗ hổng của hệ thống.
Đến nay, tôi đã chứng minh cho nhiều CEO thấy rằng việc thiết lập hệ thống vận hành chặt chẽ từ sớm đã giúp công ty tôi tiết kiệm tối đa các chi phí không tên và mở rộng quy mô từ vài chục lên vài trăm nhân sự. Hệ thống quản lý của chúng tôi hoạt động độc lập và trơn tru mà không cần sự kiểm soát chặt chẽ từ sếp hay các cấp quản lý.
Để đạt được điều này, tôi đã sử dụng công nghệ 4.0 (xem thêm tại: https://m.ttpl.vn ) và từng bước xây dựng nền móng cho doanh nghiệp. Cụ thể, tôi đã thực hiện ba điều sau:
VẼ LẠI QUY TRÌNH CHUẨN CHO TỪNG MẢNG QUẢN TRỊ: Từ sản xuất, marketing, sale, nhân sự, kế toán, pháp chế… phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban/vị trí. Nhờ đó, tôi đã cắt giảm toàn bộ công việc thừa thãi, giảm chi phí vận hành đi 50%.
THIẾT LẬP HỆ THỐNG GIAO VIỆC CHUẨN VÀ KHOA HỌC:Điều này giúp đưa nhân viên vào guồng làm việc năng suất. Tôi luôn nắm được tiến độ công việc của từng phòng ban/nhân sự, xác định ai hoàn thành tốt công việc, ai thường xuyên quên việc, trễ deadline và biết cách sửa chữa khi xảy ra vấn đề. Với đội ngũ nhân sự hiện tại, hiệu suất làm việc của chúng tôi đã tăng gấp 3 lần sau 3 tháng triển khai.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG BÁO CÁO BÀI BẢN: Để đánh giá hiệu suất của từng phòng ban và nhân sự. Từ đó, tôi có thể sắp đặt người phù hợp vào từng vị trí để vận hành quy trình và chịu trách nhiệm. Ví dụ, quy trình chốt sales của phòng kinh doanh được chia thành các bước cụ thể, mỗi bước giao cho ai thực hiện, báo cáo doanh thu hàng ngày. Nhờ vậy, tôi không cần tham dự vào quá trình nhưng vẫn nhận được kết quả mong đợi. Khi có phản hồi từ khách hàng, nhân sự của tôi cũng tự biết cách xử lý mà không cần phụ thuộc vào tôi. Hệ thống báo cáo giúp tôi nắm rõ nhân viên sale nào có doanh thu cao nhất, ai cần được đào tạo thêm.
Những gì tôi đạt được là nhờ học hỏi và trải nghiệm thực tế, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý công việc - quy trình - báo cáo 4.0. Phần mềm này đã giúp tôi chuẩn hóa doanh nghiệp và tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc cải tiến vận hành, tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ lên gấp 3 lần. Các sếp có thể tham khảo tại đây: https://ttpl.vn
ĐẶC BIỆT, HỆ THỐNG NÀY MIỄN PHÍ 100%
Chúng tôi hướng tới mục tiêu 100% doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, đóng góp vào sự phát triển kinh tế của Việt Nam.
