12/08/2026
CHECKLIST RÚT GỌN HỒ SƠ DOANH NGHIỆP CẦN LƯU TRỮ VỀ LAO ĐỘNG
Có những công ty cẩn thận, lưu từ LLTP đến cả giấy khai sinh của NLĐ, thôi thì cứ "thừa hơn thiếu". Vậy những thông tin nào cần lưu/ cái nào "không được lưu" - cùng xem tại bài viết sau nhé.
1. Nhóm hồ sơ nhân sự & Quan hệ lao động
a) Sổ quản lý lao động (Bản giấy hoặc bản điện tử, cập nhật liên tục thông tin nhân viên các thông tin cơ bản về nhân thân, trình độ, quá trình làm việc của người lao động)
Cơ sở pháp lý: Khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019); Điểm c, d Khoản 1 Điều 11 Nghị định xử phạt vi phạm hành chính (như Nghị định 12/2022/NĐ-CP hoặc Nghị định 283/2026/NĐ-CP)
b) Hợp đồng lao động & Phụ lục HĐLĐ (Mỗi người 01 bản gốc/ điện tử doanh nghiệp giữ - họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận sức khỏe.
Cơ sở pháp lý: Khoản 1 Điều 14, Điều 16, Khoản 1 Điều 22 BLLĐ 2019
c) Hồ sơ thử việc / Hợp đồng thử việc
d) Sổ theo dõi riêng đối với lao động dưới 18 tuổi (Nếu doanh nghiệp có sử dụng - Họ tên, ngày tháng năm sinh, công việc đang làm, kết quả những lần kiểm tra sức khỏe định kỳ và văn bản đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ)
Cơ sở pháp lý: Khoản 3 Điều 144 BLLĐ 2019.
e) Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động (Gồm quyết định kỷ luật, biên bản họp kỷ luật)
Cơ sở pháp lý: Điểm d Khoản 1 Điều 122 BLLĐ 2019
2. Nhóm quy chế, chính sách tiền lương & Vận hành
a) Nội quy lao động (Bản gốc kèm bằng chứng đã nộp đăng ký thành công với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nếu có từ 10 nhân sự trở lên).
Cơ sở pháp lý: Điều 118, Điều 119, Điều 120 BLLĐ 2019
b) Thang lương, bảng lương và Định mức lao động (Có văn bản ghi nhận ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở - nếu có công đoàn)
Cơ sở pháp lý: Khoản 1, Khoản 3 Điều 93 BLLĐ 2019
c) Quy chế tiền lương, thưởng và KPI
d) Thỏa ước lao động tập thể (Nếu có thương lượng tập thể)
e) Phương án sử dụng lao động (Khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế phải cắt giảm lao động)
Cơ sở pháp lý: Điều 44 BLLĐ 2019
3. Nhóm bảo vệ dữ liệu cá nhân (Mới áp dụng từ 2026)
a) Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (Phải lập, lưu trữ tại doanh nghiệp và gửi 01 bản chính đến Cục An ninh mạng - Bộ Công an).
Cơ sở pháp lý: Khoản 1 Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. (Lưu ý: Hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp được miễn trừ hoặc trì hoãn nghĩa vụ này tùy trường hợp cụ thể theo Điều 38)
b) Văn bản thỏa thuận/đồng ý xử lý dữ liệu của ứng viên (khi tuyển dụng) và người lao động (khi ký HĐLĐ)
Cơ sở pháp lý: Điểm c Khoản 1 và Điểm c Khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
c) Biên bản/Lịch sử xóa, hủy dữ liệu cá nhân (Khi chấm dứt HĐLĐ hoặc khi ứng viên không trúng tuyển).
Nội dung bài không đề cập đến các văn bản cần lưu trữ theo Luật doanh nghiệp (điều lệ, chứng từ kế toán, văn bản nội bộ khác).
Để xác minh thông tin trong "sổ quản lý lao động" là đúng hay sai, nhiều công ty yêu cầu nộp các văn bản tương ứng để chứng minh như bản sao bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, ảnh chụp Vneid/CCCD,...
Các công ty cho thuê lại lao động, dịch vụ việc làm, ngành nghề có điều kiện khác, - có những thông tin chuyên biệt cần phải lưu trữ thêm theo quy định riêng.