10/11/2021
HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CÔNG CHỨNG - VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HÀ MINH TRÍ
I. TRÌNH TỰ THỰC HIỆN
- Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.
- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
- Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng; nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Khi công chứng hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng ủy quyền thì ký vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng.
- Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi cư trú của họ công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.
- Người yêu cầu công chứng nhận kết quả tại tổ chức hành nghề công chứng nơi nộp hồ sơ.
II. GIẤY TỜ CẦN CUNG CẤP
1. HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài);
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng ủy quyền liên quan đến tài sản đó;
- Hợp đồng ủy quyền (trường hợp tự soạn thảo);
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng ủy quyền mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
2. HỢP ĐỒNG THẾ CHẤP
- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản;
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật đất đai năm 1987, Luật đất đai năm 1993, Luật đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở; bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (trường hợp tự soạn thảo).
- Ngoài các giấy tờ nêu trên, tuỳ vào trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng còn có thêm giấy tờ sau đây: Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
3. HỢP ĐỒNG CHUYỂN NHƯỢNG/ HỢP ĐỒNG TẶNG CHO QSDĐ - QUYỀN SỞ HỮU NHÀ Ở VÀ TÀI SẢN KHÁC GẮN LIỀN VỚI ĐẤT:
- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (Mẫu số 01/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu, bản sao sổ hộ khẩu, sổ tạm trú của các các bên tham gia giao dịch; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật đất đai năm 1987, Luật đất đai năm 1993, Luật đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ;
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở;
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Hợp đồng chuyển nhương/tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (trường hợp tự soạn thảo);
- Ngoài các giấy tờ nêu trên, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng còn có thêm một hoặc các giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng:
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
4. HỢP ĐỒNG MUA BÁN TÀI SẢN
- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản ;
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu, bản sao sổ hộ khẩu, sổ tạm trú của các bên tham gia giao dịch; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản được cấp theo quy định của pháp luật;
- Hợp đồng mua bán tài sản (trường hợp tự soạn thảo);
- Ngoài các giấy tờ nêu trên, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng còn có thêm một hoặc các giấy tờ liên quan khác;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
5. DI CHÚC
- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch;
- Dự thảo di chúc (trường hợp tự soạn thảo);
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
6. THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN THỪA KẾ, VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN, VĂN BẢN KHAI NHẬN DI SẢN:
- Phiếu yêu cầu công chứng ;
- Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài); của những người thuộc diện hưởng thừa kế.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ với người để lại di sản thừa kế (Giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch) của những người thuộc diện hưởng thừa kế
- Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế hợp pháp của người thuộc diện hưởng di sản thừa kế (nếu có)
- Bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện) của người/những người thuộc diện hưởng di sản thừa kế.
- Giấy chứng tử của người để lại di sản thừa kế (Hoặc giấy tờ chứng minh người đó đã chết)
- Giấy chứng tử của những người thuộc diện hưởng thừa kế (nếu có)
- Di chúc hợp pháp ( nếu có )
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu về tài sản của người để lại di sản thừa kế
- Thông báo công khai về việc phân chia di sản thừa kế đã được UBND Phường nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản thừa kế chết xác nhận không có khiếu kiện.
- Ngoài các giấy tờ nêu trên, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng còn có thêm một hoặc các giấy tờ liên quan khác;
III. THỰC HIỆN THỦ TỤC CÔNG CHỨNG TẠI VĂN PHÒNG
- Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn rồi nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ (Bản photo và bản gốc để đối chiếu); Hồ sơ photo có thể nộp trực tiếp, Gửi Fax, Email
- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và các điều kiện công chứng, nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận nếu không đủ điều kiện công chứng theo Luật định.
- Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng, giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
- Bước 4: Các bên sau khi đã đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa gì sẽ ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng (theo hướng dẫn). Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
- Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí, thù lao công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Phòng trả hồ sơ.
Chú ý:
- Trường hợp công chứng ngoài trụ sở: Nếu người yêu cầu công chứng có yêu cầu ký hợp đồng ngoài trụ sở Văn phòng Công chứng thì ghi vào phiếu yêu cầu công chứng nêu rõ: lý do, địa điểm, thời gian để Công chứng viên sắp xếp giải quyết.
- Trường hợp người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng: Nếu người yêu cầu công chứng đã tự soạn thảo hợp đồng thì nộp cho Công chứng viên. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng. Nếu hợp đồng phù hợp với quy định của pháp luật thì Công chứng viên sẽ hướng dẫn các bên ký hợp đồng. Trường hợp hợp đồng không phù hợp với quy định của pháp luật, công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký hợp đồng.
Địa chỉ trụ sở: Ấp 2, xã Tiến Hưng, thành phố Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước.
