22/06/2023
Mediante la decisión N° 0667 de fecha 30 de mayo de 2023 proferida por la Sala Constitucional del Tribunal Supremo de Justicia, la máxima instancia judicial del País estableció las formalidades necesarias para la reconstrucción de un expediente ante pérdida o extravío del mismo. La sentencia textualmente señala:
“Al respecto del extravío o pérdida del expediente, la Sala de Casación Civil ha establecido un criterio referido a cuál debe ser el proceder de los jueces cuando se verifique el extravío de un expediente, es decir, las formalidades necesarias que deben adoptar a fin de que se cumpla con su debida reconstrucción. En ese sentido, se ha dispuesto que una vez verificada la pérdida o extravío de un expediente, los jueces deben ordenar inmediatamente la reconstrucción del mismo, entonces, el Secretario deberá expedir una certificación del Libro Diario llevado por el Tribunal, para constatar con exactitud y certeza cómputos, lapsos procesales y demás actuaciones acontecidas en el expediente extraviado o perdido. Asimismo, se debe notificar a las partes, con el fin de que éstas puedan participar en tal reconstrucción, siendo necesario de igual forma la denuncia ante el organismo de investigación penal correspondiente, así como la notificación al Ministerio Público de la Circunscripción Judicial donde se encuentre la sede del tribunal, a fin de que se inicie la averiguación a que haya lugar. Y por último, dictar un pronunciamiento donde se deje constancia que el expediente ha quedado reconstruido.
Criterio que quedó establecido en la decisión N.º 509, de la Sala de Casación Civil, del 9 de agosto de 2016, (caso: “Ramón Fernández Menéndez”), que ratificó el fallo N.° 107 del 25 de febrero de 2016, (caso: “Blanca Esther Los Arcos”), y el fallo N.° 294 del 31 de mayo de 2005, (caso: “Roland Petit Pifano”), de la siguiente manera:
“… en cuanto al extravío y reconstrucción de expedientes, la Sala ha indicado lo que se transcribe a continuación:
‘...se estima oportuno realizar algunas consideraciones en cuanto a ciertos lineamientos que deberán seguir los jueces cuando en lo sucesivo les ocurran este tipo de situaciones irregulares en las cuales se extravíe un expediente’.
En este orden de ideas, una vez verificada por parte del tribunal la pérdida del expediente, el juez debe ordenar con apremio la reconstrucción del mismo, a tales fines el secretario expedirá certificación de los asientos del Libro Diario llevado al respecto por el tribunal, por esto es indispensable que tales asientos a pesar de ser breves, deben abarcar lo más detallado posible el contenido de la actuación que se trate, pues de ello depende que posteriormente se puedan verificar con exactitud cómputos, lapsos procesales y demás actuaciones.
… omissis…
Conforme al criterio establecido por la Sala, en el caso de que ocurra el extravío de un expediente, el órgano jurisdiccional en el que se produjo tal irregularidad debe acordar su reconstrucción inmediata, con los siguientes lineamientos:
1.- Notificar a las partes para que participen en dicha reconstrucción consignando las copias que pudieran estar en su poder.
2.- Notificar al Ministerio Público para que inicie las averiguaciones a que hubiere lugar.
3.- Expedir copia certificada de los asientos del libro diario relacionados con las actuaciones del expediente extraviado.
4.- Debe ser dictado un pronunciamiento declarando reconstruido el expediente…”..”