12/04/2023
PRACA ZDALNA
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 r. wprowadziła do Kodeksu pracy regulacje dotyczące pracy zdalnej.
Definicja pracy zdalnej:
Zgodnie z treścią art. 67(18) kodeksu pracy -
praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z
Pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania Pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Powyższe oznacza, iż Pracownik może pracować zdalne w całym wymiarze czasu pracy wynikającym z zawartej umowy o pracę lub pracować zdalnie jedynie w części wymiaru czasu pracy, w drugiej części czasu pracy pracować natomiast w miejscu wskazanym przez Pracodawcę, np. w siedzibie Pracodawcy (praca w systemie mieszanym/hybrydowym).
Praca zdalna winna być wykonywana w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą co oznacza, że miejsce pracy zdalnej wskazuje Pracownik
(nie może zostać „narzucone” przez Pracodawcę) oraz, że każdorazowo to miejsce pracy winno zostać uzgodnione z Pracodawcą.
Pracownik w godzinach pracy wykonywanej zdalne winien przebywać w ww. miejscu i wykonywać pracę zdalną. Bez uzgodnienia z Pracodawcą Pracownikowi nie przysługuje możliwość samodzielnej zmiany miejsca wykonywania pracy zdalnej.
Regulacje dotyczące pracy zdalnej nie obejmują prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Zasady wykonywania pracy zdalnej:
Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w:
- porozumieniu zawieranym między Pracodawcą
i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi);
- regulaminie ustalonym przez Pracodawcę - jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u Pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (zapisy regulamin winny być konsultowane z
przedstawicielami Pracowników).
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z Pracownikiem.
Wprowadzenie pracy zdalnej:
Strony umowy o pracę (Pracownik, Pracodawca) mogą uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej:
1) przy zawieraniu umowy o pracę albo
2) w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy Pracodawcy albo na wniosek Pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej - nie został określony wzór wniosku).
W takim przypadku nie istnieje konieczność sporządzania aneksu do umowy o pracę - wystarczy uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej - forma papierowa/elektroniczna.
Podkreślić należy, iż w przypadku gdy uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej będzie miało miejsce przy zawieraniu umowy o pracę, żadna ze stron umowy o pracę (Pracownik, Pracodawca) nie będzie mogła jednostronnie zmienić tych uzgodnień.
W przypadku gdy uzgodnienie pracy zdalnej będzie mieć miejsce w trakcie zatrudnienia, zarówno Pracodawca jak i Pracownik może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy może zostać ustalony wspólnie przez Pracownika i Pracodawcę nie może jednak być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
W razie braku porozumienia co do terminu przywrócenia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o przywrócenie.
Obowiązki Pracodawcy w przypadku pracy zdalnej:
Pracodawca jest obowiązany zapewnić Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
- materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca może również pokryć inne koszty związanie z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Zwrot takich kosztów winien zostać określony w porozumieniu ze związkami zawodowym albo w regulaminie albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu z Pracownikiem, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin.
Strony (Pracownik, Pracodawca) mogą również ustalić zasady wykorzystywania przez Pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez Pracodawcę. W tym przypadku Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z Pracodawcą.
Pokrycie kosztów lub wypłata ekwiwalentu pieniężnego może przyjąć formę wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu winna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez Pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Praca zdalna wykonywana na polecenie Pracodawcy:
Praca zdalna będzie mogła być również wykonywana na polecenie Pracodawcy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez Pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy Pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej pod warunkiem złożenia przez Pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia Pracodawcy oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (oświadczenie złożone w postaci papierowej lub elektronicznej).
Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej za co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej Pracownik informuje o tym niezwłocznie Pracodawcę. W takim przypadku Pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Wniosek Pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, obowiązek uwzględnienia wniosku przez Pracodawcę:
Każdemu Pracownikowi przysługuje uprawnienie do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej.
Pracodawcy przysługuje prawo uwzględnienia takiego wniosku lub odmowy uwzględnienia.
Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek Pracownika o wykonywanie pracy zdalnej,
w przypadku:
- Pracownicy w ciąży;
- Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- Pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
- pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia), tj.
- pracownika - rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” - zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspo-magania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o po-trzebie zajęć rewalidacyjno- wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.
Pracodawca może nie uwzględnić wniosku o wykonywanie pracy zdalnej złożonego przez osoby wymienione powyżej jedynie w przypadku gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez Pracownika.
Powyższe oznacza, iż Pracodawca jest
zobowiązany uwzględnić wniosek otrzymany od osób wymienionych powyżej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez Pracownika.
W takim wypadku Pracodawca o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy informuje Pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej przez Pracownika.
Praca zdalna wykonywana okazjonalnie:
Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek Pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (bez względu na liczbę Pracodawców).
Pracownikowi przysługuje uprawnienie do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie również w przypadku gdy wykonuje już pracę zdalną częściowo. Praca zdalna okazjonalnie przypadnie więc w takim wypadku w dniu gdy zgodnie z ustaleniami z Pracodawcą Pracownik winien pracować np. w siedzibie Pracodawcy.
Pracownik nie może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej, jeśli nie uzyska zgody Pracodawcy.
Wniosek Pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla Pracodawcy.
Pracodawca może odmówić jego uwzględnienia (należy mieć na uwadze przepisy o równym traktowaniu Pracowników oraz o niedyskryminowaniu).
Pracodawca nie musi uzasadniać swojej decyzji o odmowie udzielenia zgody na pracę zdalną okazjonalnie.
Uprawnienie Pracownika do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest uzależnione od wykorzystania przez Pracownika urlopu wypoczynkowego.
Oświadczenia Pracownika składane przed dopuszczeniem do pracy zdalnej:
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej Pracownik potwierdza:
- w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, iż zapoznał się z przygotowaną przez Pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także, iż zobowiązuje się do ich przestrzegania;
- w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, iż na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez Pracownika i uzgodnionym z Pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
Zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną:
Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni Pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Prawa pracownika wykonującego pracę zdalną:
Pracodawca umożliwia Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi Pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń Pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu Pracowników.
Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej:
Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia:
- kontroli wykonywania pracy zdalnej przez Pracownika;
- kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Zasady przeprowadzania kontroli powinny zostać określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie, a w przypadku ich braku – w poleceniu Pracodawcy albo porozumieniu z Pracownikiem.
Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z Pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy Pracownika.
Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
