22/05/2026
Czy pracodawca może ujawnić przyczynę nieobecności? 🤫
Udostępnianie przez przełożonego przyczyny nieobecności pracownika jest nieprawidłowością, ponieważ taka informacja zawiera dane osobowe, które są chronione przepisami RODO. W związku z tym nie można ujawniać osobom postronnym, w tym także współpracownikom, wszelkich wiadomości zawierających dane osobowe. Wyjątek stanowi konieczność wykonywania przez nich określonych zadań służbowych.
W przypadku nieobecności pracownika danymi osobowymi są:
• Dane dotyczące zdrowia np. zwolnienia lekarskiego,
• Dane zwykłe np. rodzaj i miejsce odbywania urlopu.
Przełożony jest powiernikiem danych wrażliwych o swoich pracownikach, w tym przypadku dotyczących przyczyny urlopu i nie może on rozpowszechniać takich informacji, bowiem nie są one niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych.
Pamiętajmy więc, że pracodawca jest administratorem danych osobowych i jeśli ktokolwiek w firmie ma do nich dostęp np. dział HR, dział kadr, to musi otrzymać od pracodawcy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Jeśli przetwarzanie danych odbywa się bez takiego upoważnienia, to pracodawca ponosi ryzyko nałożenia kary UODO, a w niektórych przypadkach naraża się także na odpowiedzialność cywilną lub karną.
Dlatego informacja o przyczynie nieobecności pracownika może być udostępniona pracownikowi upoważnionemu, którego obowiązkiem jest wykonywanie czynności związanych z usprawiedliwieniem nieobecności w pracy lub administrującym umowy pracownicze. Ważne jest, że w takim wypadku dane osobowe można przetwarzać w granicach niezbędnych do podjęcia obowiązkowych czynności.