18/09/2026
PRAWNICZY PRZEGLĄD GABINETU 🔎
Wczoraj miayśmy przyjemność odwiedzić jeden z podmiotów leczniczych, którymi opiekujemy się na co dzień w ramach stałej obsługi prawnej.Tym razem nie jechałyśmy tam dlatego, że wydarzyło się coś złego. Nie było skargi pacjenta, wezwania z urzędu ani problemu, który trzeba było pilnie rozwiązać. Pojechałyśmy zrobić prawniczy przegląd gabinetu.
I pomyślałyśmy, że warto Wam o tym opowiedzieć, bo kiedy pytamy właścicieli podmiotów leczniczych, kiedy ostatnio kompleksowo sprawdzali swoją placówkę od strony prawnej, bardzo często słyszymy: „Dokumenty mamy. Kiedyś były przygotowane”.
Tylko że samo „mamy dokumenty” to trochę za mało. Gabinet „żyje” - zatrudniacie nowych lekarzy i inne osoby z personelu, zmieniacie system do prowadzenia dokumentacji, uruchamiacie rejestrację online, wprowadzacie nowe zabiegi, zaczynacie pobierać zaliczki, montujecie monitoring, zmieniacie stronę internetową, korzystacie z nowych programów i podmiotów zewnętrznych. A w międzyczasie zmieniają się również przepisy.
Dlatego podczas takiego przeglądu interesuje nas nie tylko to, jakie dokumenty znajdują się w segregatorze, ale przede wszystkim to, jak placówka rzeczywiście działa.
📢Od czego zaczynamy?
🗄Przede wszystkim od dokumentacji medycznej. Sprawdzamy, czy jest prowadzona prawidłowo, czy zawiera wymagane elementy, kto ma do niej dostęp i jak wygląda jej udostępnianie pacjentom. Warto przyjrzeć się również temu, co dzieje się, gdy pacjent prosi o przesłanie dokumentacji mailem, chce ją otrzymać „natychmiast”, prosi o nią osoba bliska albo dokumentacji żąda sąd, Policja czy ubezpieczyciel.
Bo procedura udostępniania dokumentacji może wyglądać świetnie na papierze. Pytanie, czy osoba siedząca w rejestracji wie, co rzeczywiście zrobić, kiedy pojawia się takie żądanie.
📋Kolejny temat to zgody pacjentów. Czy formularze, których używacie, rzeczywiście odpowiadają wykonywanym procedurom? Czy pacjent otrzymuje informację o ryzyku, możliwych powikłaniach, alternatywnych metodach leczenia i konsekwencjach rezygnacji z niego? Czy macie jedną „zgodę na wszystko”, czy dokumentacja została przygotowana pod konkretne procedury?
I przede wszystkim – czy zgoda jest w Waszej placówce procesem, czy tylko podpisem złożonym na formularzu pięć minut przed zabiegiem?
To jedna z tych rzeczy, które zaczynają mieć ogromne znaczenie dopiero wtedy, kiedy pojawia się roszczenie pacjenta.
📑Patrzymy również na RODO i bezpieczeństwo danych. Kto ma dostęp do systemu? Czy osoby, które już z Wami nie pracują, nadal mają aktywne konta? W jaki sposób przesyłacie dokumentację? Z jakich komunikatorów korzystacie? Gdzie przechowywane są zdjęcia pacjentów? Czy macie zawarte odpowiednie umowy z podmiotami, którym powierzacie dane?
🎦A jeżeli w gabinecie jest monitoring – sprawdzamy również jego zakres, oznaczenia i dokumentację.
🧾Bardzo ważnym obszarem są umowy z personelem. I tutaj nie chodzi wyłącznie o to, czy każdy lekarz ma podpisaną umowę.
Patrzymy na to, czy umowy odpowiadają temu, jak współpraca rzeczywiście wygląda. Czy właściwie określono odpowiedzialność stron, zasady korzystania ze sprzętu, dokumentacji i systemów placówki, obowiązki dotyczące ubezpieczenia, poufności czy zakończenia współpracy.To szczególnie ważne dzisiaj, kiedy sposób wykonywania umów cywilnoprawnych i B2B może być przedmiotem znacznie większego zainteresowania organów kontrolnych.
📣Sprawdzamy też codzienne zasady funkcjonowania placówki.
📌Regulamin organizacyjny.
📌 Cennik.
📌 Zasady rejestracji i odwoływania wizyt.
📌 Zaliczki i ich zwroty.
📌 Reklamacje.
📌 Skargi pacjentów.
📌 Upoważnienia.
📌 Informacje dostępne w placówce i na stronie internetowej.
📌 Sposób komunikacji z pacjentami.
Bo czasem problem prawny zaczyna się od naprawdę drobnej rzeczy.
Jednego zdania w SMS-ie wysyłanym automatycznie przez system. Nieaktualnego formularza. Dostępu do dokumentacji pozostawionego byłemu pracownikowi. Zgody, która od kilku lat nie była aktualizowana. Regulaminu, który mówi coś zupełnie innego niż recepcja. 💬I jest jeszcze jedna rzecz, której nie da się sprawdzić zza biurka w kancelarii. Rozmawiamy z ludźmi.Pytamy,
▶️Jak dana procedura wygląda naprawdę❓
▶️Co robicie, kiedy pacjent zaczyna nagrywać wizytę❓
▶️Co robi recepcja, gdy ktoś żąda informacji o leczeniu małżonka❓
▶️Jak reagujecie na agresywnego pacjenta❓
▶️Co dzieje się po otrzymaniu reklamacji❓
▶️Kto odpowiada na negatywne opinie w Internecie❓
▶️Co robicie, kiedy lekarz odchodzi z placówki❓
▶️Kto i w jaki sposób zgłasza incydent związany z danymi osobowymi❓
I bardzo często właśnie podczas takich rozmów wychodzą rzeczy, których nie zobaczymy w żadnym segregatorze. Dlatego dla nas audyt nie polega na przyjechaniu z checklistą, postawieniu kilkudziesięciu „ptaszków” i zostawieniu właścicielowi gabinetu 80-stronicowego raportu, którego nikt później nie przeczyta.
Chodzi o coś zupełnie innego.O odpowiedź na trzy proste pytania:
📍Co jest dobrze❓
📍Co trzeba poprawić❓
📍I co powinniśmy zrobić w pierwszej kolejności, żeby placówka była prawnie bezpieczniejsza❓
Nie każdy brak wymaga natychmiastowej rewolucji.
Czasami trzeba poprawić dwa formularze. Czasami zmienić umowy. Czasami przeszkolić recepcję. Czasami okazuje się, że dokumentacja przygotowana kilka lat temu wymaga już większej aktualizacji.
A czasami okazuje się też, że naprawdę wiele rzeczy działa dobrze i to również warto wiedzieć.
Właśnie dlatego coraz bardziej lubimy taki model współpracy z podmiotami leczniczymi.
Nie chcemy być prawniczkami, do których dzwonicie dopiero wtedy, kiedy przychodzi wezwanie, kontrola albo roszczenie pacjenta.
W ramach stałej obsługi możemy sukcesywnie przyglądać się poszczególnym obszarom działalności, poprawiać dokumentację, odpowiadać na bieżące pytania personelu i wyłapywać problemy, zanim staną się prawdziwymi problemami.
I chyba właśnie na tym najlepiej polega dobra, stała obsługa prawna podmiotu leczniczego.
🧯Nie tylko na gaszeniu pożarów.🔥
Ale również na tym, żeby od czasu do czasu zrobić prawniczy przegląd gabinetu i sprawdzić, czy wszystko nadal jest na swoim miejscu. 🔎
