18/06/2021
CRECIMIENTO EXPONENCIAL DEL CUMPLIMIENTO NORMATIVO ISO 37301:2021
La norma 19600 cumplió a cabalidad su propósito, pues además de ser la primera norma ISO sobre esta materia, permitió medir e identificar en concreto cuál era la demanda internacional en y desde las áreas de cumplimiento de las organizaciones. Así como su importancia en el foro judicial, abriendo las puertas a otros estándares de suma utilidad práctica publicados con posterioridad, como:
- La norma ISO 37001:2016 Sistemas de Gestión Antisoborno y ahora LA NUEVA NORMA la 37301:2021.
✅Crecimiento exponencial del cumplimiento normativo.
Ante el crecimiento exponencial del cumplimiento normativo en los últimos años en múltiples legislaciones del orbe y en un sinnúmero de materias que incluyen, entre muchas otras, a:
-La penal.
-Antisoborno.
-Competencia económica.
-Protección de datos.
-Laboral.
-Fiscal.
-Prevención de lavado de dinero
-Y financiamiento al terrorismo.
Los departamentos legales y de cumplimiento de las organizaciones trasladaron sus preocupaciones y buena parte de sus recursos, materiales y humanos, a tratar de descifrar cómo agrupar, integrar y gestionar TODAS esas materias dentro de sus programas y políticas de cumplimiento. Algunas organizaciones transitaron esas aguas con éxito y con riguroso y comprensible celo, aún guardan los secretos de su experiencia. Otras no han tenido éxito. Pero, el común denominador ha sido el “ensayo y error”.
Aquí te contaremos siete aspectos destacables de la nueva norma:
📌1: La ISO 37301 es una norma certificable por organismos de certificación a través de auditorías de tercera parte y cuenta con la estructura de alto nivel que permite su integración con otros sistemas de gestión existentes o por implementar en la organización, tales como 9001 (calidad), 14001 (ambiental) y 37001 (antisoborno), por tan sólo mencionar unos pocos.
📌2: Su alcance delimitado en el “cumplimiento” (compliance) es su principal potencial y la hace perfectamente útil sin importar la materia de cumplimiento que se trate. La organización ha de establecer el alcance (límites y aplicabilidad) de su SGC a través de i) la determinación del contexto de la organización; ii) la determinación de las expectativas y necesidades de sus partes interesadas; iii) la identificación sistemática de sus obligaciones de cumplimiento; y, iv) identificar, analizar y evaluar sus riesgos de cumplimiento (compliance risk assessment). Por ello, es recomendable iniciar la implementación de este Sistema en aquellas áreas que generen o presenten mayores riesgos de acuerdo con sus obligaciones y riesgos de cumplimiento.
📌3: La Cultura de Cumplimiento constituye un valor y elemento estructural del SGC.
En la norma ISO 37301 se establece que la organización debe desarrollar, promover y mantener una Cultura de Cumplimiento en todos los niveles de la organización. De igual manera, el Órgano de Gobierno, la Alta Dirección y todas las autoridades deberán involucrarse en promover activamente, de forma coherente y visible, esta cultura organizacional permeándola a través de toda la organización.
📌4: Se establece y define la Gobernanza en el Cumplimiento mediante la cual se le proporciona a la Función de Cumplimiento i) acceso directo al Órgano de Gobierno y Alta Dirección; ii) independencia; y, iii) Autoridad y Competencia.
📌5: La Política de Cumplimiento es un documento mandatorio que ha de ser aprobado por el Órgano de Gobierno y Alta Dirección.
La Política de Cumplimiento deberá alinearse con los valores de la organización, así como exigir el cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento de la organización y respaldar los principios de Gobernanza. Fomentando también el planteamiento de inquietudes (canal de denuncias) sin temores a represalias, entre otros aspectos.
📌6: La Función de Cumplimiento ejerce la responsabilidad del funcionamiento del SGC y deberá, entre muchas otras actividades: i) facilitar la identificación de las obligaciones de cumplimiento; ii) documentar la evaluación de riesgos de cumplimiento; y, iii) establecer un sistema para el planteamiento de inquietudes.
La Función de Cumplimiento debe supervisar que se asignen las obligaciones de cumplimiento y que tales obligaciones estén integradas en las políticas y procesos; que el personal se encuentre capacitado y que se establezcan los respectivos indicadores de desempeño en el cumplimiento.
Cualquier informe remitido por la Función de Cumplimiento al Órgano de Gobierno y Alta Dirección deberá estar adecuadamente protegido contra alteraciones. Así como que deben mantenerse registros precisos y actualizados de las actividades de cumplimiento de la organización para ayudar a monitorear, revisar y demostrar la conformidad con el SGC.
📌7: La organización deberá establecer, implementar, evaluar y mantener procesos para buscar y recibir retroalimentación (feedback)
Sobre su desempeño en cumplimiento. Esta información será analizada y evaluada de manera crítica para identificar causas de incumplimiento, así como reflejar esta información en la evaluación de riesgos de cumplimiento.