17/09/2025
GLI ATTI STIPULATI DAL NOTAIO
Qualche giorno fa, al termine di una stipula, una signora, appena finito di firmare, mi ha chiesto “Notaio ma poi ci consegnerà proprio questo documento che stiamo firmando?” Io ho risposto che avrei consegnato una copia conforme che per legge ha lo stesso valore dell’originale proprio perché il Notaio ne certifica la conformità, cioè la perfetta corrispondenza, all’originale sottoscritto dalle parti, ma che l’originale, appunto, sarebbe rimasto depositato presso il mio studio. La signora mi ha guardato stupita e mi ha chiesto ancora: “E perché gli originali rimangono presso il suo studio?”
Questa domanda presuppone una delle principali funzioni del Notaio, quella della conservazione e custodia, nel tempo, degli atti da lui stipulati, che, rilegati in volumi, restano depositati presso il suo studio, finché il notaio è in esercizio. Ma tale funzione di conservazione e custodia continua e viene garantita anche quando il Notaio va in pensione o si trasferisce altrove. In tali casi, infatti, i volumi che raccolgono i suoi atti vengono depositati presso l’Archivio Notarile Distrettuale, un ufficio statale, dipendente dal Ministero della Giustizia, che ha sede presso la città capoluogo del distretto di appartenenza del notaio e che, quale nuovo depositario degli atti, potrà, in ogni momento rilasciarne copie conformi all’originale a chiunque ne faccia richiesta. Ciò consente di garantire sempre la facile reperibilità degli atti notarili stipulati anche molti decenni prima e dunque per un lunghissimo periodo, presupposto fondamentale per la certezza dei rapporti e dei traffici giuridici. Gli originali degli atti del Notaio cessato dalle sue funzioni o trasferito, restano depositati presso l’Archivio Notarile per ben cento anni dalla data del deposito, in modo che anche le generazioni successive possano sempre rintracciarli in un luogo certo e vicino. Trascorsi i cento anni gli originali continueranno ad essere conservati, presso gli uffici dell’Archivio di Stato, dove verranno trasferiti.
L’Archivio Notarile Distrettuale esercita anche una funzione di controllo sull’attività del Notaio che, ogni due anni, e’ sottoposto ad una verifica ispettiva da parte dell’Archivio Notarile stesso, che, in particolare, riguarda il perfetto e rigoroso rispetto della legge nella redazione degli atti notarili e il corretto versamento degli oneri (tassa di Archivio e oneri contributivi) a cui è tenuto il Notaio sugli atti da lui stipulati.
E così, come si vede nella foto, ogni due anni per il Notaio si rinnova un appuntamento consueto; egli raduna i volumi degli atti stipulati nei due anni precedenti nonché i registri e i repertori contenenti le annotazioni previste dalla legge relative al biennio precedente per consegnarli all’Archivio Notarile che eseguirà quindi la c.d. ispezione ordinaria biennale.
