20/05/2021
PURCHASE ORDER
Apa Fungsi Purchase Order ..?
Seringkali ada penjual yang menawarkan dagangannya dengan kalimat pembuka “Open PO”. Sebenarnya, PO ini tidak hanya identik dengan bisnis online lho, Kawan Kledo. PO sendiri lebih berkaitan dengan proses procurement atau pengadaan barang atau pembelian pada perusahaan.
Procurement juga dikenal dengan istilah pembelian atau purchasing, yang merupakan bentuk dari kegiatan perputaran uang dari perusahaan itu sendiri. Untuk seluruh transaksi yang terjadi dalam proses procurement, seharusnya ada SOP yang mewajibkan tim purchasing untuk membuat dokumen atas pesanan pembelian. Dokumen atas pesanan pembelian inilah yang disebut purchase order (PO).
Ketika pihak penjual menerima PO, kontrak pembelian secara hukum antara kedua belah pihak akan langsung mengikat. Oleh karenanya, pembeli harus mengkomunikasikan permintaan pembelian secara eksplisit, detail, dan jelas kepada penjual, untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pemaknaan PO. Selain itu, ketika membutuhkan pinjaman, ada pihak kreditur yang akan menggunakan PO sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memutuskan memberikan atau tidaknya pinjaman kepada organisasi atau bisnis.
Pengertian PURCHASE ORDER ( P O )
Dokumen atas PEMESANAN PEMBELIAN atau biasa disebut dengan PO adalah suatu dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli, terutama bagian purchasing pada perusahaan, yang berisi daftar terkait list barang yang dibutuhkan dan ingin dipesan oleh perusahaan, kepada pihak penjual. PO juga bisa berupa suatu kontrak yang nantinya menegaskan terjadinya kesepakatan antara penjual dan pembeli. Kontrak tersebut berisi list barang-barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
Umumnya, pada dokumen PO harus mencantumkan detail berikut ini:
Nama Pemesan dan yang mendapatkan Pemesana
Nama produk atau barang yang dipesan 3
Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Nomor Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
Kolom Otorisasi
Tanda tangan persetujuan atau kesepakatan kedua belah pihak
( INTINYA ISI DARI PO YG TERPENTING ADALAH SBB :
Nama Pemesan
Nama perusahaan
• Alamat pengiriman
• Alamat penagihan
• Tanggal pengiriman
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama produk
• Jumlah barang
• Harga barang
• Metode pembayaran yang diinginkan
• Cara pengiriman yang diharapkan
• Nomor pesanan
• Syarat dan ketentuan transaksi )
Aspek-aspek dlm PO ( PURCHASE ORDER/PESANAN PEMBELIAN)
Kemudian, hal apa saja yang harus terdapat dalam PO? Isi dari dokumen pesanan pembelian ini biasanya menyangkut detail perusahaan yang terlibat, tanggal PO dibuat, serta rincian penting atas barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Termasuk detail terkait nama barang, spesifikasi atas barang, jumlah barang yang akan dibeli, harga, dan ketentuan tambahan lainnya. Bisa diartikan kalo PO ini merupakan surat permintaan barang dengan jumlah dan harga dari pihak pembeli. Berikut aspek-aspek yang seharusnya ada di dalam PO, yaitu:
IDENTITAS, atau seperti yang telah disebutkan, terkait detail perusahaan yang terlibat, terutama dari sisi pembeli. Biasanya hanya berisi nama, karena juga dibutuhkan ketika proses pengiriman.
ALAMAT, seperti nama harus disertakan, sangat dibutuhkan ketika proses kirim barang. Biasanya bisa dialamatkan ke kantor, gudang, maupun rumah pembeli secara langsung. Akan lebih baik lagi, kalau alamat yang disertakan sangat detail, menyangkut nomor, kode pos, dsb. Nomor telepon, wajib dicantumkan agar komunikasi menjadi lebih mudah. Siapa tau pihak penjual ingin mengabarkan informasi penting terkait PO dari pembeli. Bisa jadi tentang kendala yang terjadi, ketersediaan barang, atau informasi lainnya.
EKSPEDISI, tentu pembeli bisa memilih ekspedisi apa yang ingin digunakan. Belakangan ini semakin banyak pilihan jasa ekspedisi, di mulai dari yang paling murah ongkosnya, hingga yang paling cepat sampinya. Semua terserah dari pertimbangan pembeli.
KETERANGAN BARANG, nama produk dan spesifikasi sangat wajib dirinci detail, termasuk jenis, model, seri, warna, dsb. Selanjutnya, terkait dengan jumlah barang yang ingin dipesan, berikut harga yang dikehendaki.
Bukan hanya tentang apa yang harus dipersiapkan oleh pembeli, tetapi pemilihan penjual yang akan dijadikan vendor ini juga penting. Pilih pemasok yang kredibel dan hanya menyediakan barang-barang yang berkualitas saja untuk memenuhi PO. Vendor yang profesional, tentu akan bekerja dengan baik dan berusaha untuk tidak membuat pihak pembeli kecewa
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order:
Beberapa contoh hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Purchase Order PO:
HAL LAIN JUGA YG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT PURCHASE ORDER ( PO )
Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order.
Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya
Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.-
Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).-
Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
Cantumkan nomor Purchase Order. Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalaha
FUNGSI PURCHASE ORDER
Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan menggunakan purchase order.
Namun pesanan pembelian tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.
Beberapa fungsi PO di antaranya adalah:
MENGHINDARI PESANAN GANDA
Ketika perusahaan mendapatkan PO dari pelanggan, berarti perusahaan mendapatkan pesanan sehingga perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan.
Contoh fungsi Purchase Order PO yang paling penting adalah membantu menghindari pesanan ganda.
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menskalakan bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.
Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, sulit untuk mencocokkan faktur.
PO berfungsi sebagai dokumen untuk mengecek faktur yang harus dibayar.
MENGINVENTARISIR & MELACAK PESANAN YG MASUK JUGA SBG FILLING DATA PEMESANAN BARANG
Salah satu contoh PO adalah untuk membantu melacak pesanan yang masuk.
Sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik dapat membantu menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
BERFUNGSI JUGA SEBAGAI DOKUMEN YG DIJAMIN DENGAN HUKUM
PO berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.
