12/09/2020
Sähköinen oikeudenkäynti – haaste ja mahdollisuus: Keskustelua hyvistä käytännöistä ja yhteistyön kehittämisestä sekä etäosallistumisesta istuntoihin
asianajaja Kari Jaatinen: ”Asianajajan näkökulma sähköiseen oikeudenkäyntiin”
Tämä muistio on laadittu Prosessioikeusyhdistyksen seminaarissa 7.9.2020 pitämäni alustuksen ja seminaarissa syntyneiden ajatusteni pohjalta.
Aluksi
Tietotekniikan on tarkoitus tehdä työstä tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Asianajajan työssä olennaista on tehokkuuden lisäksi epävarmuuden vähentäminen. Tietotekniikkaa pitäisi voida käyttää hyväksi siten, että relevantit ennakkoratkaisut ja säännökset ovat käytettävissä, helposti löydettävissä ja siteerattavissa siinä vaiheessa oikeudenkäyntiä kuin niitä tarvitaan.
Kehitys on nyt noin 25 vuoden asianajouraa taaksepäin katsoessa aika vaatimatonta. Laitteet ja ohjelmat ovat kehittyneet, m***a työtavat eivät ole juuri muuttuneet.
Se, että paperia kuluu vähemmän ja lakikirja on verkossa, ei vielä varsinaisesti tee työtavoista aidosti digitaalisia.
Kun mietitään, mitä on sähköinen - itse käytän mieluummin termiä digitaalinen - oikeudenkäynti, pitää ensin hahmottaa mistä oikeudenkäynnissä on kysymys.
Oma näkökulmani on, että oikeudenkäynti on viestintää ja viestinnällä vaikuttamista. Viestintä oikeudenkäynnissä on monimuotoista. Kirjallista, suullista ja välillä myös audiovisuaalista.
Viestintätarpeet ja viestinnän keinot ovat hieman erilaisia eri asianosaissuhteissa. Oman asiakkaan kanssa viestitty sisältää paljon luottamuksellista muille kuulumatonta asiaa. Toisaalta taas viestintä tuomioistuimelle voi kirjelmien muodossa vaikuttaa hyvinkin laajasti esimerkiksi päätyessään lopulta ennakkopäätöksen osana julkaistavaksi.
Asianajajan suulliset esitykset oikeudenkäynnissä taas tyypillisesti jäävät tallentamatta ja vaikuttavat vain siinä tilanteessa, jossa ne on esitetty.
Voiko tällaisen kokonaisuuden digitalisoida kokonaan?
Tällä hetkellä ollaan analogis-digitaalisessa vaiheessa. Asiakirjojen muoto ei ole vuosikymmeniin muuttunut vaikka paperin käyttö on vähentynyt ja asiakirjat luetaan yhä useammin pelkästään ruudulta.
Digitaalisissa asiakirjoissa jaettua tekstiä voidaan paperilla olevaa helpommin kopioida ja käyttää uudelleen toisissa asiakirjoissa. Samoin tiettyjen sanojen tai sanayhdistelmien etsiminen asiakirjasta on helpompaa. Parantaako kumpikaan näistä ominaisuuksista oikeudenkäynnin laatua tai palvelevatko ne oikeudenkäynnin tehokkuus- ja oikeusturvatavoitetta?
Helpompi tekstin kopiointi voi johtaa tekstimäärien paisumiseen. Lienee niin, ettei usean kymmenen sivun mittaisia kirjelmiä ja tuomioita olisi juuri kukaan halukas kirjoituskoneella tai sanelemalla tuottamaan .
AIPA-hankkeen alkuperäisessä tavoitteessa oli asiakirjojen rakenteistaminen ja sitä kautta sisällön irrottaminen muodosta. Tämä ei näytä toteutuvan ihan lähiaikoina, mikä tarkoittaa samalla sitä, että varsinaiseen digitaaliseen oikeudenkäyntiin ei ehkä olla pääsemässä.
Toisaalta asiakirjojen pitäminen perinteisessä asiakirjamuodossa helpottaa sen hahmottamista, mitä kukin oikeudenkäynnin osapuoli on lopulta - toivottavasti asiaa tarkasti harkittuaan ja sanomaansa tiivistäen - halunnut oikeudenkäyntiin tuoda.
Yhdessä työstettävissä ja “elävissä” asiakirjoissa voi harkinta ja viimeistely jäädä kesken. Se, että samasta sisällöstä tehtäisiin automaattisesti erilaisia asiakirjoja voi aiheuttaa myös viestin muutumisen. Ainakin rakenteisten asiakirjojen ja mahdollisesti digitaalisesti yhdessä oikeudenkäynnin kuluessa työstettävät asiakirjat vaativat erilaisia sisällön tuottamisen taitoja kuin “valmiiden ja muuttumattomien” asiakirjojen tekeminen.
Oikeudenkäynnin vaiheet - digitaalinen todellisuus ja mahdollisuudet.
Haastehakemuksen tai muun oikeudenkäyntikirjelmän laatimisvaiheessa digitaalinen työtapa sopii ja sitä varmasti yhä enemmän käytetään. Asiakirjaa voidaan työstää usean henkilön toimin yhtä aikaa.
Asiakirjat kuitenkin tulostetaan nyt ja varmaankin myös lähitulevaisuudessa pdf-muotoon. Periaatteessa siis vanhaan A4-formaattiin. Toivottavasti tässä opitaan käyttämään sellaista teknistä muotoa, joka on suoraan koneella luettavissa ja kopioitavissa.
Kirjallisten todisteiden muoto on luontevasti yleensä pdf. Niissä edellytetään autenttisuutta. Toisaalta muutos aivan toisenlaiseen, aidosti digitaalisiin todisteisiin voi olla nopea, jos ja kun digitaaliset työtavat arjessa yleistyvät. Viestintä, sopimukset ym. todistusaineisto ei tulevaisuudessa noudata paperimaailman muotoja ja sääntöjä. Joskus todisteet - vaikkapa Whatsapp-viestintä voi olla aika vaikea saada käyttökelpoisiksi pdf:ksi.
Nykyisessä kuvatulvassa varmasti tulee kuvat, videot ja muu sellainen kirjalliseen muotoon vaikeasti saatettava aineisto näyttelemään suurempaa roolia myös todisteina oikeudenkäynneissä. Näiden esittämistavat ja oikeudenkäyntiaineistoon liittämisen tavat varmaankin vaativat jatkossa pohdiskelua ja uusien käytäntöjen luomista. Kuvat ja videot todisteina eivät välttämättä tehosta ja nopeuta oikeudenkäyntiä.
Koronapandemian aikana videoneuvottelut yleistyivät ja jopa syrjäyttivät perinteisen samaan tilaan kokoontumisen neuvottelutapana. Ensimmäisessä vaiheessa ihmiset varmasti ovat opetelleet videoneuvottelujärjestelmien perusominaisuuksia ja huomio on kiinnittynyt siihen, että yhteydet toimivat ja ääni kuuluu. Seuraavassa vaiheessa neuvottelut tallennetaan ja riitojen syntyessä tallenteet varsin todennäköisesti päätyvät oikeudenkäynteihin todisteiksi.
Koko asianajourani ajan olen pohdiskellut sitä, miten todisteiden hallintaa, esittämistä ja kommentointia voisi tehostaa. Kun todisteiden määrä kasvaa ja kun niitä lisätään ja vähennetään oikeudenkäynnin kuluessa, on todisteluettelon ylläpito työlästä. Toisaalta näiden listojen ylläpito, todisteiden etsiminen ja niihin liittyvien muistiinpanojen hallinta ei ole kovin tuottavaa ja asiaa eteenpäin vievää toimintaa.
Todisteiden nimeämiseen on saatu Tuomioistuinviraston ohjeet 30.6.2020. Omaan tapaani hahmottaa ja nimetä asiakirjoja ne eivät ehkä täydellisesti sovi, m***a yhtenäinen nimeämiskäytäntö on ilman muuta digitaalisessa maailmassa välttämätöntä. Tuomioistuinviraston kannattaa seurata nimeämiskäytännön kehittymistä ja ohjeistuksen toimimista.
Kun todisteet kuitenkin käytännössä pitää nimetä käsin ei työmäärä ainakaan pienene. Seuraavaksi voisi ehkä miettiä metatietojen ja linkitysten hyväksi käyttämistä todisteiden järjestelemisessä.
Digitaalisuudesta voisi saada parhaiten tehokkuushyötyjä luomalla oikeudenkäynnin osapuolille yhteisen alustan, jossa todisteluettelo ja linkit tuomioistuimella oleviin todisteiden “kappaleisiin” olisi jatkuvasti ajan tasalla.
Itse käytän tässä vaiheessa taulukkoa, jossa todisteita on melko helppo järjestellä uudelleen ja pitää ainakin teemat ja yleiset koko todistetta koskevat kommentit järjestyksessä. Tietyn dokumentin yksittäisen kohdan kommentointiin on käytettävä pdf:n kirjanmerkkejä ja korostusoiminaisuuksia.
Digitaalisten todisteiden esittäminen ja tarve korostaa kunkin asianosaisen painotuksia todisteista voi johtaa siihen, että digitaalisesta aineistosta on oikeudenkäynnissä useita eri lailla linkitettyjä ja esitettäviä versioita.
Ainakin esitutkintapöytäkirjojen muotoon ja tekniseen toteutukseen on kiinnitettävä huomiota oikeusturvan varmistamiseksi. Oikeudenkäynnissä asia ei aina ole niin kuin se on, vaan niin kuin se esitetetään. Jos poliisi laatii esitutkintapöytäkirjan poliisin ja syyttäjän näkemystä palvelevin linkityksin voi vastaajalle olla toivottoman vaikeaa esittää omaa kantaansa painottava versio dokumentista. Tähän ongelmaan olen jo nyt törmännyt saatuani digitaaliseen muotoon tallennettuja esitutkintapöytäkirjoja, joihin ei voi tehdä omia korostuksia eikä omia kirjanmerkkejä.
Luonnollisesti sama digitaalisten aineistojen tuottamiseen ja esittämiseen liittyvä epätasapaino voi syntyä myös riita-asiassa, jossa toisella osapuolella on paremmat mahdollisuudet aineiston käsittelemiseen kuin toisella.
Digitaalisten todisteiden kehitystä ja esittämistapaa on tarkasteltava kriittisesti ja oikeudenkäynnin osapuolten oikeusturvan toteutumisesta on huolehdittava.
Huomioita etäyhteyksistä oikeudenkäynnissä
Etäyhteyksien käyttäminen oikeudenkäynneissä on koronapandemian pakottamana yleistynyt. Ensin asioissa, joihin se helpommin soveltuu ja joita on ollut pakko saada eteenpäin tapaamisrajoituksista huolimatta. Etäyhteyksien käytön vaatimukset eivät ole kovin erilaisia riita- ja rikosasioissa vaikka varmasti eroja on. Ilmeisesti etäläsnäoloa on eniten käytetty pakkokeinoasioissa, joista itsellä ei ole kokemusta.
Omat kokemukset oikeudenkäynnin etäyhteyksistä ovat todistajien videokuulemisista ulkomailta ja kotimaasta. Itse en ole ollut etäyhteydellä tuomioistuimeen vaikka muutoin videopalavereista toki on kokemusta.
Konkreettinen muutos kesän jälkeen, kun ainakin hovioikeuksiin tuli näytöt asianosaiten pöydille. Etänä todistava onkin vasinainen lähitodistaja katsellessaan siitä oman läppärin takaa. Todistajan ilmeet näkee etäyhteyksillä paremmin kuin salissa. Toisaalta muu kehonkieli jää kasvokuvassa havaitsematta.
Etäyhteyksien käytön lisääminen pandemian hellittämisen jälkeenkin on varmasti todistajien ja asianosaisten ajankäytön tehostamiseksi perusteltua. Tässäkin on kuitenkin syytä huolellisesti pohtia tasapuolisuuden ja oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin toteutumista. Erilaisten osapuolien kyvykkyydessä käyttää etäyhteyksiä ja esiintyä kameralle on varmasti suuria eroja vielä useita vuosia ennen kuin nämä ovat rutiinia kaikille.
Asioita, jotka voivat vaikuttaa lopputulokseen etäyhteyksin ovat ainakin seuraavat:
muut kuultavan luona olevat kuvassa näkymättömät henkilöt
mitä muuta jää näkemättä ja kuulematta?
teknisesti laadukas yhteys voi olla huonosti tai väärästä kuvakulmasta kuvattu
osallistujien väliset kontaktit toisiinsa ovat erilaiset kuin samassa salissa kokoontuvien - joltain osin huonommat ja joltain osin paremmat
Tehokkaan etäosallistumisen toteuttaminen voi vaatia uusia ammattirooleja ja toimintatapoja. Tarvitsemme tuomioistuimeen tekniikkaa hoitavan henkilön, tuottaja-ohjaaja-kuvaajan, joka pystyy nopeasti välittämään osapuolille kuvaa ja ääntä eri kulmista. Esimerkiksi lähikuvaa todistajalle häntä kuulustelevasta asianajajasta ja samalla yleiskuvaa tuomioistuimesta. Asiakirjojen esittämistä etäyhteyksin hukkaamatta samalla kuvaa ja ääntä kysymysten esittäjästä.
Samat tekniset tarpeet kuin tuomioistuimella ovat luonnollisesti myös etänä osallistuvalla asianajajalla. Pelkkä läppärin tai puhelimen kameralla alaviistosta asianajajan sieraimiin osoittava kuva hämärästi valaistusta työhuoneesta tuskin on vaikuttavaa esiintymistä ja asiakkaan asian tehokasta ajamista.
Todistajien etäkuulemisen tekniikoihin voidaan ehkä tuoda uusia ajatuksia tekniikan kehittyessä. Olisiko esimerkiksi asiantuntijatodistajan tai ehkä muunkin todistajan pääkuulustelu toteutettavissa etukäteen tehdyllä videoesiintymisellä. Siinä olisi ääni ja kuva kohdallaan ja mahdolliset havaintokuvat esitetty loogisesti ja selkeästi. Vastakuulustelu voitaisiin sitten toteuttaa joko etäyhteyksin tai salissa läsnä ollen välittömyyttä toteuttaen.
Lopuksi
Tekniikan toimivuus ja (epä)luotettavuus on usein esille noussut huoli keskusteluissa oikeudenkäyntien digitalisoimisesta. Mitä tehdä, jos järjestelmä kaatuu kesken oikeudenkäynnin? Koronapandemia osoitti kuitenkin, että yllätyksiä ja esteitä tulee myös reaalimaailmassa.
Tekniikan kehittyminen ja uudet toimintatavat tuovat tehokkuushyötyjä. Uhkana on kuitenkin oikeudenkäyntiaineistojen paisuminen. Helposti tuotettavat digitaaliset aineistot voivat kasvaa nopeammin kuin niiden hahmottamisen mahdollistavat tekniikat.
Nopeus, edullisuus ja oikeusvarmuus vaatii tulevaisuudessakin keskittymistä olennaiseen. Asianosaisten ja erityisesti heidän avustajiensa on syytä pohtia vaatimuksiaan ja niiden perusteita sekä tiivistää näyttö olennaiseen. Tuomarin on johdettava prosessia siten, että todisteaineistot eivät digitaalisen aineiston helpon tuottamisen vuoksi paisu hallitsemattomiksi ja sekaviksi.
