13/11/2025
INFORME ASESORIA ALMEIDA A 13 DE NOVIEMBRE DE 2025 SOBRE FACTURA ELECTRÓNICA Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU
QUE OBLIGACIONES TIENE LA PYME QUE NO UTILIZA PROGRAMA DE FACTURACION A PARTIR DEL 1 DE JULIO DE 2026, EN RELACION A LA FACTURA ELECTRÓNICA?
En el caso de una pequeña o mediana empresa (PYME) en España que no utilice programa de facturación a partir del 1 de julio de 2026, conviene tener claros varios puntos relativos a la obligación de facturación electrónica y a los sistemas de facturación regulados. A continuación resumo lo que se conoce hasta ahora (aunque conviene tener en cuenta que pueden existir desarrollos reglamentarios pendientes):
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Marco normativo
• La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria) exige que los empresarios y profesionales utilicen sistemas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre regula los “Sistemas Informáticos de Facturación” (SIF) que deben cumplir determinados requisitos técnicos.
• La Ley Crea y Crece y otras normas prevén que, en el ámbito B2B (empresa-empresa / empresa-profesional), la facturación electrónica se generalice de forma progresiva.
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Obligaciones si no se usa un programa de facturación
Si la empresa no utiliza programa de facturación (por ejemplo emite facturas manualmente o en formatos simples como Word/Excel) a partir del 1 de julio de 2026, lo que debe valorar es lo siguiente:
1. ¿Está obligado al uso de SIF?
o El Real Decreto 1007/2023 se aplica a quienes utilicen un sistema informático de facturación (SIF).
o Si la empresa no emplea un programa de facturación que entre en esa tipología, puede que no tenga la obligación de pasar al sistema SIF inmediato. Es decir, la obligación técnica afecta a quienes usen un sistema informático de facturación.
o Por tanto, empresas que emiten facturas manualmente podrían escapar (al menos de parte de) esas obligaciones técnicas.
2. Obligación de facturación electrónica en B2B
o Además de los SIF, está la obligación más general de emitir factura electrónica (formato estructurado) en relaciones entre empresas y profesionales (“B2B”) prevista por “Ley Crea y Crece”.
o No obstante, los plazos y criterios exactos (volúmenes, formatos, relaciones) están todavía pendientes de desarrollo reglamentario.
3. En resumen para la PYME que no usa programa de facturación
o Si no tienes programa de facturación (o usas uno muy básico WORD-EXCEL), puede que no se active la obligación de adaptación al SIF según Real Decreto 1007/2023, si no cumples “utilizar un sistema informático de facturación”.
o Pero ello no exime de la futura obligación de emitir factura electrónica en los términos que se establezcan para operaciones B2B.
o Deberás estar atento al reglamento de factura electrónica que establezca el formato, plazos y alcance para PYMEs.
o Aunque no uses programa, tendrás que asegurarte de cumplir la normativa de facturación (por ejemplo conservación de facturas, integridad de los datos, posibilidad de emisión y acceso, etc.).
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Plazos clave
• El Real Decreto 1007/2023 ya está en vigor para lo técnico de SIF.
• Sobre la factura electrónica obligatoria en B2B: se estima que para PYMEs y autónomos el plazo será progresivo, y podría iniciarse en 2026 o más adelante, dependiendo de la facturación anual y de la aprobación del reglamento técnico.
• Nota: “1 de julio de 2026” es una fecha que aparece en varios análisis para ciertas obligaciones, pero no todos los supuestos están fijados definitivamente.
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Qué deberías hacer ahora:
Para prepararte, te recomiendo:
• Verificar si efectivamente usas un sistema de facturación que se considera “SIF” según la normativa. Si no, confirmar que tu modo de facturación (manual, Excel, etc.) te sitúa fuera de esa obligación técnica.
• Mantenerte al tanto de la publicación del reglamento técnico de factura electrónica (formato, plazos, alcance) para saber cuándo tendrás que emitir electrónicamente en tus relaciones B2B.
• Garantizar que tus facturas –aunque sean manuales– cumplan los requisitos formales generales (identificación del emisor, cliente, número, fecha, tipo de operación, IVA, etc.).
• Prepararte para la digitalización: aunque ahora no uses programa, quizás sea aconsejable migrar a un software que facilite el cumplimiento futuro.
• Consultar con un asesor fiscal/contable que pueda analizar tu caso particular (volumen, tipo de cliente, facturación) y te oriente sobre cuándo te afectará la obligación.
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Lo que ya está regulado:
Estos son los puntos que ya tienen desarrollo normativo y que ya afectan o afectarán a tu empresa:
1. Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (“Ley Crea y Crece”)
o Esta ley introdujo el mandato de que los empresarios y profesionales “expidan, remitan y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”.
o Queda sin concretar el reglamento de desarrollo completo que precise los plazos y requisitos técnicos.
o Según esta ley, la obligatoriedad se aplicará en operaciones B2B (empresa a empresa o profesional) y no a las ventas a consumidores finales (B2C).
2. Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (Reglamento de los “Sistemas Informáticos de Facturación”)
o Regula los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas o programas de facturación (SIF) para garantizar integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad, etc.
o Su entrada en vigor ya se produjo para ciertos efectos, y marca obligaciones técnicas para quienes utilizan un sistema informático de facturación.
o Pero esta normativa no es exactamente la obligación general de factura electrónica B2B, sino más bien una obligación técnica para los sistemas de facturación (software) que ya se usan.
3. Exenciones y alcance provisional recogidos en borradores/regulación previa
o En los borradores del reglamento de factura electrónica se contempla que no estarán obligadas aquellas operaciones en que el destinatario no tenga en España la sede de su actividad o un establecimiento permanente al que se dirija la facturación.
o También se contempla que las facturas simplificadas queden fuera de la obligación.
4. Plazos de adaptación previstos en borradores/regulación informativa
o Para quienes facturen más de 8 millones de euros al año, la entrada en vigor de la obligación sería “al año de la publicación del reglamento”.
o Para el resto (PYMEs, autónomos, facturación inferior), se prevé un plazo de “dos años” desde la publicación del reglamento.
Qué no está todavía completamente cerrado
Dado que el reglamento de desarrollo definitivo aún no ha sido aprobado/públicado en todos sus términos legales, hay varios elementos que aún deben concretarse:
• La fecha exacta de entrada en vigor de la obligación de emitir factura electrónica en relaciones B2B para cada tipo de empresa (por volumen de facturación, tamaño, etc.). Aunque hay estimaciones, aún no es definitivo.
• Los requisitos técnicos detallados para emisión, remisión y recepción de facturas electrónicas B2B (formato de fichero, estructura, intercambio de estados, etc.). Los borradores existen, pero aún pueden variar.
• Las obligaciones precisas del receptor de la factura (informar sobre aceptación o rechazo, estado del pago) también están previstas, pero su alcance/fases no están completamente desplegadas.
• Cómo afecta esto a empresas que no utilizan programas de facturación o emiten manualmente facturas. Algunos análisis indican que podrían quedar fuera de ciertas obligaciones técnicas, aunque la obligación de factura electrónica B2B podría aplicarse incluso sin programa.
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Qué obligaciones concretas deberías vigilar como PYME:
Dado lo anterior, para tu PYME conviene que tomes en consideración los siguientes aspectos:
1. Verifica tu volumen de facturación anual y si estás en el tramo «más de 8 millones €» o inferior. Esto determinará el plazo de adaptación que se aplicará, según lo previsto.
2. Si emites facturas a otras empresas o profesionales (relaciones B2B), ten presente que muy probablemente sí estarás obligado a emitir factura electrónica cuando el reglamento definitivo lo active.
3. Asegúrate de que tu método de facturación actual (manual, Excel, Word, etc) sea compatible o que puedas adaptarlo cuando llegue el momento. Aunque no uses un programa, tendrás que comprobar si la obligación lo exige.
4. Mantén un sistema de conservación, accesibilidad, integridad de las facturas (aunque sean digitales), conforme a los requisitos que se están perfilando (por ejemplo que la factura sea accesible para el destinatario durante al menos 4 años).
5. Prepárate para que haya que conservar metadatos o estados de la factura: aceptación/rechazo por el destinatario, fecha de pago, etc. Esto implicará integración con sistemas o plataformas.
6. Vigila los hitos ya aprobados para los sistemas informáticos de facturación (el reglamento de SIF) incluso si tú no utilizas un software avanzado. Porque aunque no lo uses, la norma podría exigir que tu sistema esté adaptado o que cambies a uno que lo esté, dependiendo del caso.
7. Mantente atento a la publicación oficial del reglamento de factura electrónica B2B: en cuanto salga el texto en el BOE, comenzará a contar el plazo de adaptación.
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Calendario estimado de implantación:
Según los análisis más recientes:
• El Real Decreto 1007/2023 (que regula los sistemas informáticos de facturación/SIF) ya está publicado.
o De hecho, se indica que para los programas de facturación ya sólo pueden comercializarse los adaptados desde 1 julio 2025. Para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: obligación operativa a partir del 1 enero 2026.
o Para autónomos y entidades no sujetas al IS: 1 julio 2026.
• Para la obligación de emitir / recibir factura electrónica en las relaciones B2B (empresa-empresa/profesional):
o Esta obligación depende de la publicación de un reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022 (“Ley Crea y Crece”).
o Una vez publicado el reglamento: – Para empresas con facturación superior a 8 millones €: plazo de 12 meses. – Para empresas con facturación inferior a 8 millones € y autónomos: plazo de 24 meses.
o En análisis, se estiman fechas por ejemplo noviembre 2026 para empresas grandes y noviembre 2027 para el resto (si el reglamento se publica en cuarto trimestre 2025).
Para tu PYME (si facturación < 8 millones €) esto significa que, una vez publicado el reglamento, tendrás aproximadamente dos años para estar obligatoriamente en la factura electrónica B2B.
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Sanciones por incumplimiento:
Estas son las sanciones que aparecen en los análisis actuales:
• La Ley General Tributaria prevé sanciones en materia de facturación: por ejemplo, para incumplimientos de obligaciones de facturación, sanciones del 1 % del importe de las operaciones no declaradas, o hasta un 2 % si no se expide factura.
• En el contexto específico de la factura electrónica obligatoria / sistemas de facturación:
o Multas que pueden alcanzar los 50.000 € para empresas o autónomos por no cumplir los requisitos del sistema de facturación.
o Algunas fuentes indican hasta 150.000 € para fabricantes o distribuidores de software que incumplan.
o Otras informaciones señalan: hasta 3.000 € por cada factura que no se emita en formato electrónico cuando fuera obligatorio.
o También se menciona multas de 300 € por cada mes de retraso o máximo de 6.000 € por factura/documento sustitutivo.
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Qué tener en cuenta tú como PYME:
• Mantente al tanto de la publicación del reglamento que concretará la factura electrónica B2B (formato, plazos exactos, volúmenes).
• Comprueba cuál es tu volumen de facturación para ubicarte correctamente (≥8 M €, 8 M€ (1 año desde el reglamento) y
