20/04/2015
Möglichkeiten des Zugangsnachweises eines Schreibens
Im täglichen Geschäftsverkehr gibt es eine Reihe von rechtsverbindlichen Erklärungen, deren Zugang vom Erklärenden beim jeweiligen Vertragspartner nachweisbar sein muss.
Diese sogenannten einseitigen empfangsbedürftigen Willenserklärungen betreffen z.B.
• Kündigung des Miet-, Arbeitsverhältnisses,
• Beendigung von Vertragsbeziehungen wie Telefon-/ Internetvertrag,
• Widerruf von (Kauf-)Verträgen,
• Fristsetzung zur Mängelbeseitigung im Mietverhältnis oder Mieterhöhungsverlangen,
• etc.
In diesen Fällen muss der Absender nachweisen können, dass der Adressat das Schreiben bekommen hat.
Deshalb ist es wichtig, beweisen zu können, dass das Schreiben auch wirklich angekommen ist.
Folgende Zustellungsmöglichkeiten gelten als sicher:
• a) Einschreiben
Die Sendung wird in der Postfiliale registriert und der Absender erhält einen datierten Einlieferungsnachweis. Anschließend erfolgt die Zustellung persönlich an den Empfänger, seinen Ehegatten beziehungsweise Bevollmächtigten oder einen anderen Empfangsberechtigten. Nur gegen Unterschrift einer dieser Personen auf dem Auslieferungsbeleg wird die Sendung ausgeliefert. Es gibt drei Zusatzleistungen:
aa) Einschreiben-Einwurf: Die Variante funktioniert wie ein normaler Brief. Unterschied: Der Versender bekommt eine Sendungsverfolgungsnummer ähnlich wie beim Versand eines Paketes. Die Post dokumentiert, dass die Sendung in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen wurde. So kann der Kunde die Belege im Internet über die Zustellung anfordern und erhält einen Zugangsnachweis, den er sich ausdrucken und im Streitfall bei Gericht vorlegen kann.
bb) Einschreiben-Eigenhändig: Der Postbote übergibt die Sendung nur an den Empfänger persönlich oder an einen von ihm ausgewählten besonders Bevollmächtigten. Wenn der Postbote niemanden antrifft, hinterlegt er das Schreiben bei der Post. Der Empfänger bekommt eine Benachrichtigung. Es ist ratsam, dass ein Zeuge, der Kenntnis vom Inhalt des Schreibens genommen hat, das Schreiben selbst kuvertiert oder beim Kuvertieren dabei ist und bei Aufgabe des Schreibens. Diese Zustellung birgt das Risiko, dass der Adressat das Schreiben innerhalb der Lagerfrist von sieben Tagen nicht bei der Post abholt. Holt der Adressat dann den Brief nicht ab, gilt er im Regelfall als nicht zugegangen. Der Brief geht nach Ablauf der Lagerfrist wieder an den Absender zurück. Etwas anderes gilt, wenn der Empfänger die Annahme grundlos oder den Zugang arglistig verweigert hat. In einem solchen besonderen Fall gilt die Willenserklärung trotzdem als zugegangen.
cc) Einschreiben-Rückschein: Der Empfänger unterschreibt auf einem separaten Rückschein. Der geht nicht ans Postzentrum, sondern an den Absender. Damit hält dieser den Beweis in den Händen, dass ein Schreiben zugegangen ist. Risiken siehe unter bb).
• b) Selbstzustellung
aa) Schriftstücke kann man auch persönlich beim Empfänger vorbeibringen.
Achtung: Schwierig kann es werden, wenn man vor Gericht nachweisen muss, dass man den Brief wirklich abgegeben hat bzw. was der Inhalt des Schreibens war. Dann kann Aussage gegen Aussage stehen.
Tipp: Kopie des Schriftstücks zurückbehalten, sich eine Quittung vom Empfänger ausstellen lassen und/ oder zur Übergabe einen neutralen Zeugen mitnehmen.
bb) Zustellung durch Boten
Bei der Zustellung durch einen Boten wählt der Absender eine vertrauenswürdige Person aus, die das Schreiben für ihn beim Empfänger abgibt. Wichtig: Der Bote muss das Schreiben lesen, bevor es in den Umschlag gesteckt wird. Sonst könnte er später vor Gericht nur bezeugen, dass er ein Schreiben abgegeben hat, nicht aber, welchen Inhalt das Schreiben hatte. Auch der Bote sollte sich vom Empfänger eine Quittung ausstellen lassen.
cc) Zustellung durch den Gerichtsvollzieher
Wenn es um sehr wichtige Schriftstücke mit rechtlichem Inhalt geht, bietet diese Möglichkeit absolute Sicherheit. Beim Amtsgericht am Wohnort des Empfängers erfährt der Absender, welcher Gerichtsvollzieher zuständig ist (Gerichtsvollzieherverteilerstelle). Der Gerichtsvollzieher stellt die Dokumente entweder persönlich zu oder er beauftragt die Post mit der Zustellung.
Vorteil: Selbst wenn der Empfänger nicht da ist oder die Annahme des Schreibens verweigert, gilt das Schriftstück in jedem Fall als zugegangen. Der Gerichtsvollzieher erstellt über die Zustellung eine Urkunde. Er beurkundet sowohl, dass er den Brief abgegeben hat, als auch den Inhalt des Schreibens. Die Urkunde kann dann im Streitfall als Beweis vor Gericht verwendet werden.
• c) Zustellung per Fax/ Email
Für einige Willenserklärungen ist die Schriftform zwingend durch das Gesetz vorgeschrieben.
Dies betrifft beispielsweise die Kündigung bei Wohnraummietverhältnissen oder dem Arbeitsverhältnis oder das Einlegen eines Sozialwiderspruchs gegen eine Vermieterkündigung. Das Schreiben muss original unterschrieben sein, daher ist in den vorgenannten Fällen eine Kündigung oder ein Sozialwiderspruch per E-Mail oder Telefax nicht möglich.
Für Schriftstücke, bei denen die Schriftform nicht zwingend vorgeschrieben ist (z. B. eine Mängelanzeige), kann eine Zustellung auch durch Telefax oder E-Mail erfolgen. Allerdings
ist die Rechtsprechung zum Zugangsnachweis eines Schreibens per Telefax oder E-Mail vielfältig.
So wird im Großen und Ganzen vertreten, dass das Sendungsprotokoll jeweils nur den Versand, jedoch nicht den Empfang des Schriftstückes dokumentiert! Daher vorab den Versand des Schreibens per Mail oder Fax ankündigen. Sicherheitshalber dann aber erneut mit Einschreiben per Post nachsenden.
