Venegas Medina Asociados

23/09/2024

“Toma de decisiones empresariales usando WhatsApp en Colombia: ¿Es legalmente viable o es una conducta arriesgada?”
Introducción: En la era digital, las comunicaciones han evolucionado rápidamente, y las juntas directivas, no son ajenas a esta transformación digital. ¿Es posible que una junta directiva tome decisiones a través de un grupo de WhatsApp? ¿Qué valor probatorio tienen estas decisiones? ¿Se pueden levantar actas basadas en la información contenida en una cadena de WhatsApp?
1. Del Mensaje de Datos
o La Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico) en su definición de “mensaje de datos” comprende los mensajes compartidos en aplicativos de mensajería electrónica tales como Telegram, WhatsApp entre otros.
o El artículo 5 de esta ley otorga efectos jurídicos a la información en forma de mensaje de datos. No se le puede negar validez, ni fuerza obligatoria a este tipo de comunicaciones digitales.

2. Del Valor Probatorio:
a. La Superintendencia de Sociedades analiza el valor probatorio de las decisiones tomadas en grupos de WhatsApp:
i. ¿Se registran las conversaciones?
ii. ¿Hay que dejar constancia de las deliberaciones y decisiones tomadas por la junta directiva?
iii. ¿Participan todos los miembros de la junta directiva en el grupo?
iv. ¿Se respetan los procedimientos establecidos en los estatutos de la empresa?
b. Según el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y la Ley 1258 de 2008 (que crea la sociedad por acciones simplificada), las reuniones de los órganos colegiados de dirección y administración de sociedades pueden realizarse de forma no presencial mediante medios tecnológicos.
c. Para que esto sea válido, se deben cumplir ciertos requisitos, como probar fidedignamente la fecha de la reunión, la identidad de los participantes, las intervenciones durante las deliberaciones, la votación y otras condiciones específicas. Además, la aplicación utilizada, como WhatsApp, Telegram u otros, debe ofrecer medidas de seguridad adecuadas.
3. Buenas Prácticas:
i. Establecer reglas claras para el uso del grupo.
ii. Documentar las decisiones en actas con la rigurosidad de los procedimientos establecidos en la ley y los estatutos sociales.
iii. Combinar la agilidad de WhatsApp como herramienta tecnológica.
Conclusión: En resumen, WhatsApp puede ser una herramienta útil para la comunicación de la junta directiva, pero su uso debe ser consciente y responsable. La clave está en encontrar un equilibrio entre la agilidad digital y la formalidad necesaria para tomar decisiones empresariales sólidas.

Cualquier inquietud no dude en contactarnos al correo [email protected] o al WhatsApp +573168740642.

Send a message to learn more

09/02/2023

BOLETÍN JURÍDICO No. 2.

FECHA FEBRERO 09 DE 2023.

SENTENCIA SC2850-2022 DEL 25 DE OCTUBRE DE 2022 DE LA SALA DE CASACIÓN CIVIL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, RELACIONADA CON LA INTERPRETACIÓN DEL ARTÍCULO 58, NUMERAL 3º, DE LA LEY 1480 DE 2012 (ESTATUTO DEL CONSUMIDOR) ACERCA DEL TÉRMINO DE PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DEL CONSUMIDOR.

Mediante la Sentencia SC2850-2022 de fecha veinticinco (25) de octubre de 2022, la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, “interpretó” el artículo 58, numeral 3º, de la Ley 1480 de 2011 que contiene el llamado “Estatuto del Consumidor”, en relación con el término de Prescripción de la Acción del Consumidor.

La Corte Suprema de Justicia partió del principio (no siempre cierto) de la “debilidad del consumidor” frente al productor y/o vendedor y/o proveedor y/o expendedor, y al respecto consideró que en un “Estado Social y Democrático de Derecho” como el colombiano, es necesaria la implementación de respuestas “útiles, justas y adecuadas” para contrarrestar lo que de una parte llamó “normas contractuales inflexibles” y de la otra denominó “imperceptibles pero evidentes fuerzas económicas”.

Luego de haber realizado un resumen acerca de las normas de protección del consumidor expedidas a partir de 1979 (calidad, idoneidad, seguridad, garantía, garantía mínima y suplementaria, información adecuada, publicidad engañosa o falsa, fijación de precios, responsabilidad de productores, expendedores y proveedores de productos y/o servicios, servicios defectuosos, interpretación contractual a favor del consumidor, régimen sancionatorio e indemnizatorio, intermediación financiera, ejercicio de la actividad aseguradora, libertad de contratación, abuso contractual, etc.), expresó que en todo caso, debe darse aplicación al principio contenido en el artículos 4º, y 34º, de la Ley 1480 según el cual sus normas deben interpretarse en la forma más favorable al consumidor y que todo vacío, ambigüedad, anomia o antinomia legislativa, debe aplicarse en el sentido de brindar al consumidor la máxima protección posible (in dubio pro - consommatoris) en consideración al estado de debilidad en el cual (supuestamente) se encuentra.

Aunque el artículo 58, numeral 3º, de la Ley 1480 establece claramente que “Las demandas para efectividad de garantía, deberán presentarse a más tardar dentro del año siguiente a la expiración de la garantía y las controversias netamente contractuales, a más tardar dentro del año siguiente a la terminación del contrato, En los demás casos, deberán presentarse a más tardar dentro del año siguiente a que el consumidor tenga conocimiento de los hechos que motivaron la reclamación”, la Corte Suprema de Justicia sentenció que dicho término NO será aplicable, cuando existan normas especiales que establezcan un término de prescripción superior (sin especificar cuáles serían dichas normas especiales) en aplicación del principio denominado “favor - consumitoris / pro - consumatore”, en los siguientes términos:
“Claro está, por fuerza de la interpretación favor consumitoris -en favor del consumidor-, el término extintivo antes enunciado será inaplicable cuando normas especiales establezcan uno superior” (Pg. 102).
“Como consecuencia, cuando existan normas que consagren términos para accionar diferentes a los señalados en el numeral 3° del artículo 58 de la ley 1480 de 2011, bien de prescripción o de caducidad, deberá aplicarse el que resulte más benévolo para los consumidores, sin que sea dable acudir a criterios como la especialidad o temporalidad para arribar a una conclusión diferente, por el carácter imperativo y de orden público del estándar favor consumitoris” (Pg. 103).
“Dicho principio llamado “pro consumatore” o en favor del consumidor, se cimenta, básicamente, en la situación de debilidad de éste frente al mercado y se encamina a lograr un equilibrio en las relaciones entre aquél y los actores comerciales o empresariales con carácter dominante. Por tanto, ante normas contrapuestas o, eventualmente, perjudiciales para el consumidor, deberá efectuarse una interpretación favorable a este último en procura de no lesionar sus garantías y permitirle superar las desigualdades con los demás agentes mercantiles” (Pg. 104).
Dicho fallo fue objeto de dos (2) salvamentos de voto, uno de los cuales expresa que la sentencia proferida genera “inseguridad jurídica”, en la medida en que deja sin efectos el término de prescripción contenido en el numeral 3º, del artículo 58 de la Ley 1480, y que bajo el supuesto argumento de la protección del consumidor, se podría llegar al absurdo lógico de aplicar el término de diez (10) años de la prescripción ordinaria (Art. 2536 del Código Civil) en relación con los asuntos relacionados con el Estatuto del Consumidor, lo cual resulta completamente contra evidente.
Agregó el salvamento de voto, que el fallo de la Corte implica la derogatoria tácita del numeral 3º, del artículo 58 de la Ley 1480, al permitir la aplicación de los diferentes términos de prescripción correspondientes a otras disciplinas jurídicas, como serían las correspondientes a la ejecutiva, la de seguros, entre muchas otras.
Del fallo proferido, rescatamos el hecho que la Corte Suprema de Justicia haya ratificado que la acción judicial de protección al consumidor únicamente tiene vocación de prosperar, cuando dicho consumidor (i) haya presentado su reclamación en forma previa y directa ante el respectivo productor y/o vendedor y/o proveedor y/o expendedor, (ii) dentro del término de vigencia de la “garantía legal” que la Corte determinó de tres (3) meses en relación con la “prestación de servicios” (Pg. 95) contados a partir de la fecha en la cual el servicio fue prestado, (iii) informe la fecha de celebración del respectivo contrato, y (iv) presente las respectivas pruebas (conducentes y procedentes) Pg. 101.
SI requiere cualquier consulta al respecto, no dude en contactarnos a los correos electrónicos [email protected] o [email protected]

09/02/2023

BOLETIN JURIDICO NO. 1

FECHA ENERO 17 DE 2023

OFICIO 220-234527 DEL 31 DE OCTUBRE DE 2022 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

ASUNTO: POSIBILIDAD DE ADELANTAR REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA A TRAVÉS DE APLICATIVOS DE MENSAJERÍA.

¿Es posible que la junta directiva de una sociedad emita decisiones a través de un grupo de WhatsApp?
¿Cuál es valor probatorio de las decisiones emitidas a través de un grupo de WhatsApp o por WhatsApp?

De acuerdo con la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico) y en concepto de la Superintendencia de Sociedades, resulta viable que la junta directiva de una compañía se reúna, delibere y adopte decisiones comunicándose a través de un aplicativo de mensajería electrónica como es WhatsApp teniendo en cuenta que los mensajes de datos enviados así cumplen con las condiciones que la ley prevé para dicho efecto.

El artículo segundo de esta ley define mensaje de datos la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), internet o correo electrónico, de manera que los datos compartidos en los aplicativos de mensajería electrónica, como es el caso de WhatsApp, cuentan con la condición de mensaje de datos.

El artículo 5 de dicha ley reconoce plenos efectos jurídicos a la información que está en forma de mensaje de datos, como es el caso de los mensajes de texto enviados a través de aplicativos de mensajería electrónica. La norma dispone que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

De manera complementaria, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y 19 de la ley 1258 de 2008 que es la ley que crea la sociedad por acciones simplificada (SAS), contempla la posibilidad de que las reuniones de los miembros de órganos colegiados de dirección y administración de sociedades puedan surtirse en forma no presencial utilizando medios tecnológicos que permitan siempre y cuando se pueda probar fidedignamente lo siguiente:

(i) la fecha de la reunión
(ii) identidad de los participantes
(iii) las intervenciones simultáneas o sucesivas durante las deliberaciones y decisiones de dicho órgano.
(iv) la votación a cada proposición efectuada con base en las mayorías previstas en la ley o los estatutos
(v) las reglas en materia de convocatoria
(vi) la existencia de quórum deliberatorio y decisorio durante el transcurso de la reunión no presencial.
(vii) la indicación del medio tecnológico que será utilizado para adelantar la reunión no presencial como son las diferentes aplicaciones de mensajería electrónica cómo es el caso del WhatsApp.
(viii) la aplicación (WhatsApp) debe ofrecer suficientes medidas de seguridad, es decir mensajes cifrados con estándares de encriptación, avisos de seguridad entre otros.
(ix) la advertencia a los convocados que participen sobre el uso de redes de conexión seguras.
(x) la seguridad que la información de la reunión que soportará el contenido del acta correspondiente debe quedar debidamente resguardada.

Finalmente, y en relación con el valor probatorio de las decisiones emitidas a través de un grupo de WhatsApp o por WhatsApp, vale la pena hacer algunas precisiones y mencionar algunas jurisprudencias claves de la Corte Suprema de Justicia y de la Corte Constitucional relacionadas con este asunto.

Esto conlleva referirnos a la noción de integridad del mensaje de datos. De acuerdo con lo establecido en los artículos 8 y 9 de la Ley 527 de 1999, la integridad implica que el mensaje de datos haya permanecido completo e inalterado, a menos que se le adicione un endoso o alguna modificación atinente al proceso de comunicación. La originalidad de un mensaje de datos implica que la información contenida en el soporte electrónico debe ser generada de tal manera que sea conservada su integridad, es decir, que no sufra alteración alguna, con la finalidad de mostrarla con posterioridad a la persona a la cual deba ser presentada. Por esta razón, no es posible exhibir o presentar un documento electrónico, en forma de mensaje de datos, mediante su impresión física, habida cuenta de que los requisitos anteriormente mencionados no serían atendidos.

El inciso segundo del artículo 247 del Código General del Proceso se refiere a que la simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos. La Corte Constitucional se pronunció sobre este asunto y al respecto ha establecido que las impresiones de un mensaje de datos son meras copias, ya que no es posible aplicar a los documentos electrónicos los criterios de apreciación probatoria que se aplican a los que están en un soporte de papel .
La sala Civil de la Corte Suprema de Justicia, Sala Civil hizo una análisis extenso sobre el valor probatorio del mensaje de datos, como es el caso del WhatsApp, y al respecto, se requiere tener en cuenta las reglas de la sana crítica y dice textualmente: “así como la confiabilidad que ofrezca la forma como se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma en que se hubiere conservado la integridad de la información, la forma como se identifique a su iniciador, y cualquier otro factor relevante” .
Esto lo reitera un fallo de tutela en el cual se analiza nuevamente el debate de la prueba electrónica y hace explicación sucinta del valor probatorio de los pantallazos impresos de WhatsApp para darles el tratamiento prueba indiciaria .

Con esto, se pretende hacer un muy breve análisis general de la problemática del valor probatorio de los mensajes de datos y en especial de los WhatsApp. En manera alguna, constituye una opinión legal que pueda ser utilizada sino que su objetivo es la divulgación de conocimiento.

Por último, si se requiere cualquier consulta al respecto, no dude en contactarnos a los correos electrónicos [email protected] o [email protected]

BOLETIN JURIDICO NO. 1

FECHA ENERO 17 DE 2023

OFICIO 220-234527 DEL 31 DE OCTUBRE DE 2022 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

ASUNTO: POSIBILIDAD DE ADELANTAR REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA A TRAVÉS DE APLICATIVOS DE MENSAJERÍA.

¿Es posible que la junta directiva de una sociedad emita decisiones a través de un grupo de WhatsApp?
¿Cuál es valor probatorio de las decisiones emitidas a través de un grupo de WhatsApp o por WhatsApp?

De acuerdo con la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico) y en concepto de la Superintendencia de Sociedades, resulta viable que la junta directiva de una compañía se reúna, delibere y adopte decisiones comunicándose a través de un aplicativo de mensajería electrónica como es WhatsApp teniendo en cuenta que los mensajes de datos enviados así cumplen con las condiciones que la ley prevé para dicho efecto.

El artículo segundo de esta ley define mensaje de datos la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), internet o correo electrónico, de manera que los datos compartidos en los aplicativos de mensajería electrónica, como es el caso de WhatsApp, cuentan con la condición de mensaje de datos.

El artículo 5 de dicha ley reconoce plenos efectos jurídicos a la información que está en forma de mensaje de datos, como es el caso de los mensajes de texto enviados a través de aplicativos de mensajería electrónica. La norma dispone que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

De manera complementaria, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y 19 de la ley 1258 de 2008 que es la ley que crea la sociedad por acciones simplificada (SAS), contempla la posibilidad de que las reuniones de los miembros de órganos colegiados de dirección y administración de sociedades puedan surtirse en forma no presencial utilizando medios tecnológicos que permitan siempre y cuando se pueda probar fidedignamente lo siguiente:

(i) la fecha de la reunión
(ii) identidad de los participantes
(iii) las intervenciones simultáneas o sucesivas durante las deliberaciones y decisiones de dicho órgano.
(iv) la votación a cada proposición efectuada con base en las mayorías previstas en la ley o los estatutos
(v) las reglas en materia de convocatoria
(vi) la existencia de quórum deliberatorio y decisorio durante el transcurso de la reunión no presencial.
(vii) la indicación del medio tecnológico que será utilizado para adelantar la reunión no presencial como son las diferentes aplicaciones de mensajería electrónica cómo es el caso del WhatsApp.
(viii) la aplicación (WhatsApp) debe ofrecer suficientes medidas de seguridad, es decir mensajes cifrados con estándares de encriptación, avisos de seguridad entre otros.
(ix) la advertencia a los convocados que participen sobre el uso de redes de conexión seguras.
(x) la seguridad que la información de la reunión que soportará el contenido del acta correspondiente debe quedar debidamente resguardada.

Finalmente, y en relación con el valor probatorio de las decisiones emitidas a través de un grupo de WhatsApp o por WhatsApp, vale la pena hacer algunas precisiones y mencionar algunas jurisprudencias claves de la Corte Suprema de Justicia y de la Corte Constitucional relacionadas con este asunto.

Esto conlleva referirnos a la noción de integridad del mensaje de datos. De acuerdo con lo establecido en los artículos 8 y 9 de la Ley 527 de 1999, la integridad implica que el mensaje de datos haya permanecido completo e inalterado, a menos que se le adicione un endoso o alguna modificación atinente al proceso de comunicación. La originalidad de un mensaje de datos implica que la información contenida en el soporte electrónico debe ser generada de tal manera que sea conservada su integridad, es decir, que no sufra alteración alguna, con la finalidad de mostrarla con posterioridad a la persona a la cual deba ser presentada. Por esta razón, no es posible exhibir o presentar un documento electrónico, en forma de mensaje de datos, mediante su impresión física, habida cuenta de que los requisitos anteriormente mencionados no serían atendidos.

El inciso segundo del artículo 247 del Código General del Proceso se refiere a que la simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos. La Corte Constitucional se pronunció sobre este asunto y al respecto ha establecido que las impresiones de un mensaje de datos son meras copias, ya que no es posible aplicar a los documentos electrónicos los criterios de apreciación probatoria que se aplican a los que están en un soporte de papel .
La sala Civil de la Corte Suprema de Justicia, Sala Civil hizo una análisis extenso sobre el valor probatorio del mensaje de datos, como es el caso del WhatsApp, y al respecto, se requiere tener en cuenta las reglas de la sana crítica y dice textualmente: “así como la confiabilidad que ofrezca la forma como se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad de la forma en que se hubiere conservado la integridad de la información, la forma como se identifique a su iniciador, y cualquier otro factor relevante” .
Esto lo reitera un fallo de tutela en el cual se analiza nuevamente el debate de la prueba electrónica y hace explicación sucinta del valor probatorio de los pantallazos impresos de WhatsApp para darles el tratamiento prueba indiciaria .

Con esto, se pretende hacer un muy breve análisis general de la problemática del valor probatorio de los mensajes de datos y en especial de los WhatsApp. En manera alguna, constituye una opinión legal que pueda ser utilizada sino que su objetivo es la divulgación de conocimiento.

Por último, si se requiere cualquier consulta al respecto, no dude en contactarnos a los correos electrónicos [email protected] o [email protected]

13/06/2022

En todo caso, pueden abstenerse de inscribir el acto constitutivo cuando se omita alguno de los requisitos previstos en la Ley 1258 del 2008.

15/03/2022

Most Common Legal Vehicles For Channeling Foreign Investment

There are four legal entity types that are most widely used by foreign investors to channel their investments into Colombia: (i) simplified stock company, (ii) limited liability company, (iii) corporation, and (iv) foreign company branch.
The simplified stock company (“S.A.S.”) has been well-received by the business community since its creation in 2008, particularly because of its flexibility in terms of the incorporation process and the simplicity for its shareholders have to establish the terms and conditions to regulate its internal structure (i.e. possibility of including an undetermined corporate purpose, having a sole shareholder, stating an undefined term of duration, among others).
In other cases and due to certain foreign exchange benefits, companies active in the mining and hydrocarbon sectors may prefer to establish a foreign company branch.
I will like to state some brief comments on the corporations as well as the incorporation of a foreign company branch regulation:

GENERAL CHARACTERISTICS OF CORPORATIONS IN COLOMBIA
Incorporation
Corporations in Colombia are created by ex*****on of an agreement that regulates basic corporate matters, i.e. its bylaws (company name, place of business and purpose, corporate bodies and their meetings, legal representatives, officers, etc.).
Some corporations require that their incorporation process entails the issuing of a public document such as while for others it is sufficient to authenticate a private document before a notary public. In addition, the previously mentioned documents must be filed with the Chamber of Commerce located in the domicile of the corporation.
Bylaws and certifications
For the creation of a corporation, the corporation’s bylaws stating the basic information of the company must be submitted.
In addition, documentation certifying the good standing of each of the partners or shareholders must be provided, if they are legal entities. If they are individuals, it is sufficient to provide a photocopy of their passports or foreigner identification cards (if they are foreign), and a photocopy of their citizenship identification cards if they are Colombian citizens, without any additional requirements.
PUBLIC DEED
As a general rule, the above-mentioned documents and powers of attorney must be notarized and filed as a public deed. For a S.A.S., the documents do not have to be notarized and filed as a public deed, as it is sufficient to obtain a notary public’s authentication of the relevant signatures.

COMPARATIVE ANALYSIS OF THE ENTITIES FROM A LEGAL AND BUSINESS PERSPECTIVE

The four most commonly used corporate entity types by foreign investors in Colombia are:

(i) limited liability company,
(ii) corporation,
(iii) simplified stock company (S.A.S.), and
(iv) foreign company branch.

Please find below a chart that provides a summary of the main characteristics of each corporate entity type.

Incorporation

• Corporation. By means of a public deed. Notary fees are of 0.3% of the subscribed capital, plus 16% of the VAT which will also apply to the notary fees.

• Limited Liability Company. By means of a public deed. Notary fees are of 0.3% of the subscribed capital, plus 16% of the VAT which will also apply to the notary fees.

• Simplified Stock Company. By means of a private document duly signed before a Notary Public by the founding shareholders. Consequently, there are lower notary fees and the costs of the authentication are generally lower.

• Foreign Company Branch. By means of a public deed. Notary fees are of 0.3% of the subscribed capital, plus 16% of the VAT which will also apply to the notary fees.

Registration

• Corporation. The public deed must be filed with the Chamber of Commerce of the company’s domicile. The Chamber charges a registration fee of 0.7% of the subscribed capital.

• Limited Liability Company. The public deed must be filed with the Chamber of Commerce of the company’s domicile. The Chamber charges a registration fee of 0.7% of the subscribed capital.

• Simplified Stock Company. The private document must be filed with the Chamber of Commerce of the company’s domicile. The Chamber charges a registration fee of 0.7% of the subscribed capital.

• Foreign Company Branch. The public deed must be filed with the Chamber of Commerce of the company’s domicile. The Chamber charges a registration fee of 0.7% of the subscribed capital.

41
Required Number of Equity Holders

• Corporation. Minimum 5 – no maximum limit. None of the equity holders can own more than 94.99% of the outstanding capital stock.
• Limited Liability Company. Minimum 2 – maximum 25 No restrictions regarding the percentage of ownership held by a single partner.
• Simplified Stock Company. May be wholly owned by a single shareholder and has no limitation on the number of shareholders.
• Foreign Company Branch. The public deed must be filed with the Chamber of Commerce of the company’s domicile. The Chamber charges a registration fee of 0.7% of the subscribed capital.

Corporate Purpose

• Corporation. The entity’s purposes must be clearly described. It cannot be undefined.
• Limited Liability Company. The entity’s purposes must be clearly described. It cannot be undefined.
• Simplified Stock Company. The entity’s purpose may be undetermined and undefined as long as it does not entail any illicit activity.
• Foreign Company Branch. The entity’s purposes must be clearly described. It cannot be undefined.

Liability of the Equity Holders

• Corporation. Limited to the amount of the capital contribution
• Limited Liability Company. Limited to the amount of the capital contribution, except for tax obligations for which the partners may be jointly liable.
• Simplified Stock Company. Limited to the amount of the capital contribution.
• Foreign Company Branch. The branch will be liable to any third parties up to its assigned and supplementary capital and, to the extent the assigned and supplementary capital are insufficient to meet the branche’s obligations to its creditors, with the capital of the home office.

Liability of the Managers

In all four types, Managers are jointly liable (with such liability being unlimited) for any damages caused by their negligence and willful misconduct to the company, the shareholders and/or third parties.

Corporate Bodies

• Corporation. The general shareholders assembly is the highest corporate body; it elects the Board of Directors, which must consist of at least three members (each of which must have a replacement designated at the time of their initial appointment). The manager designated by the Board of Directors will have the duties and responsibilities set forth in the bylaws.
• Limited Liability Company. The manager is usually the company’s legal representative. The Board of Partners may delegate the administration of the limited liability company to a manager so long as the Board specifically delineates such manager’s responsibilities, powers and duties in the limited liability company’s bylaws.
• Simplified Stock Company. The general shareholders assembly is the highest corporate body. The assembly can, in its sole discretion, determine whether the company shall have a Board of Directors (which is not legally required).
• Foreign Company Branch. Not applicable

Management

• Corporation. Board of Directors and the manager constitute the management.
• Limited Liability Company. The partners of the limited liability company may directly manage the company or delegate such responsibility to a manager.
• Simplified Stock Company. The general shareholders assembly may select the management of the entity. In any event, the entity must have a legal representative (which can be the sole shareholder) and it may have a Board of Directors or any other corporate body or position.
• Foreign Company Branch. The management of the branch will be the same as that of the home office but delegation to a local manager is permitted.

Fiscal Auditor

• Corporation. It always requires a fiscal auditor.
• Limited Liability Company. It is mandatory when the income or assets of the company as the 31st of December of the prior fiscal year exceeds an amount of about US $ 1.500.000
• Simplified Stock Company. It is mandatory when the income or assets of the company as the 31st of December of the prior fiscal year exceeds an amount of about US $ 1.500.000
• Foreign Company Branch. It always requires a fiscal auditor.

If you compare the SAS is simplest and best option to begin operations in Colombia.

15/03/2022

Branch Offices in Colombia

Article 469 of the Colombian Commercial Code states that “Foreign companies are companies that are established in accordance with the laws of another country and their headquarters are abroad….”. Consequently, there are two premises to be considered a branch office: i) it has been established under the laws of another country, and ii) it has its main headquarters abroad.
Although Colombian law does not provide a definition of a foreign company branch, the Commercial Code provides that if a foreign company wishes to carry out business in Colombia on a permanent basis, it must establish a branch with offices in the country.
In accordance with legal definition of a domestic branch which is applicable to a foreign branch office, the law states that: “------ business establishments opened by a company within or outside its territory to undertake any of the company’s commercial activities, managed by agents with authority to represent the company ...”.
Thus, a foreign company branch should be viewed as a business establishment opened by the foreign company in Colombia to carry out permanent activities. The foreign company branch is not an autonomous legal entity different from the parent company, and therefore it does not enjoy independent legal status different than the foreign company.
Furthermore, for a foreign company to begin conducting business in Colombia on a permanent basis, it must establish a branch with offices in the country, as provided in the Commercial Code. Hence, it must be determined whether the activity that a foreign company is going to carry out in the country is a “permanent activity” that requires it to establish a branch.
The Colombian Commercial Code does not define “permanent activity”, and only sets forth broad, some examples of activities which are considered “permanent”:
1. Opening commercial establishments or business offices within Colombian territory, even if solely for the purpose of providing technical or consulting services.
2. Participation as a contractor in projects or the provision of services
3. Participation in any way in activities related to the management or investment of funds obtained from the public (private savings)
4. Participation in any of the segments or services of the mining industry
5. Obtaining a “concession” from the Colombian Government, the assignment of it or participation in the exploitation of the same in any manner.
6. Conducting shareholder, member or boards of directors meetings, or management or administration taking place in Colombian territory.
However, these provisions must be applied to each specific case, according to the circumstances surrounding those activities (i.e. nature, frequency or duration) to determine conclusively whether they are of a permanent or transitory characterization.
Since the establishment of a branch office in Colombia does not create a separate entity and Colombian Law requires that a foreign company´s experience, financial, legal and organizational capacities must be proven through its registration in the Chamber of Commerce, I recommend the creation of a foreign branch office.
In accordance to Colombian Commercial law, the creation of the branch office must be carried out by executing a public deed, in a Notary, in the domicile chosen for the branch with the following documents from the :
1. The foundation documents of the foreign company.
2. The company´s bylaws
3. The Minute of the Board of Directors or the Organ of the foreign company that contains the resolution which contains the decision to create the branch office in Colombia and authorizing its opening. Said minute must contain the following:
• NAME: As such branch does not have a distinct legal existence from its foreign parent company, it is given the same name as its parent, with the addition of the expression “Sucursal Colombia” (Colombia Branch).
• ASSIGNED CAPITAL: Branches are required to have a certain amount capital assigned to them by their home offices which, in essence, serves as a general guarantee for any liabilities incurred in Colombia. In addition, the assigned capital (stated in the branch’s documents of incorporation) must be fully paid-in at the time of the branch’s establishment. The foreign company may also provide its branch with supplementary capital to the assigned capital (balance sheet account for the available assets, foreign currency or services that remain in the current accounts of the home office during the year corresponding to the earnings or contributions). The practical difference between the assigned capital and the supplementary capital is that if the home office decides to increase the capital assigned to the branch, it must amend the opening certificate, have it formalized through a public deed, and register it with the competent Chamber of Commerce. These steps are not necessary for supplementary capital.
• APPOINTMENT OF A GENERAL AGENT AND A STATUTORY AUDITOR: The branch must appoint a general agent to represent the branch, managing the establishment and representing the foreign company in transactions with third parties. The Additionally, the law provides that branches of foreign companies are required to appoint a statutory auditor, who must fulfill the same functions as those appointed by corporations.
Decisions
Except for the general agent’s authority to make administrative and ordinary course business type decisions, decision-making authority rests with the appropriate corporate body at the home office, in accordance with applicable corporate laws in the home office country of origin.
Special causes for winding-up
Given that the existence of the branch depends on the existence of the home office, the causes for liquidating branches are the same as those for liquidating the home office.
Moreover, branches are subject to the general causes for dissolution of Colombian companies that are compatible with the legal nature of the branch, because of the assimilation that is made between branches and companies.

4. Home Office’s certification of good standing
5. Certifications issued by the Home Office that prove the authority of their legal representatives
6. The notary public will issue copies of the public deed that contain the aforementioned documents.
One of the copies of the public deed must be filed with the Chamber of Commerce located in the branch’s domicile. The Chamber of Commerce is responsible for supervising the registration of the branches in Colombia.
At any person’s request, the Chamber of Commerce will provide certifications that prove the existence and legal representation of the branch, as well as information such as its name, corporate purpose, domicile and assigned capital and its legal representatives and financial auditor’s names.
Finally, the foreign company branch must be registered with the National Tax and Customs Authority (DIAN) by means of filing a Unique Tax Registration Form (RUT) to receive a Tax Identification Number (NIT).
Once these procedures have been completed, the branch may initiate its activities in Colombia.
Profits
All profits generated by the branch can be transferred abroad upon compliance with certain reporting requirements established by law with respect to foreign exchange transactions in Colombia