15/03/2020
PROTOCOLO A SEGUIR COVID -19 - PARA REALIZAR ASAMBLEA GENERAL EN P.H.
Teniendo en cuenta la situación sanitaria por el COVID-19, se recomienda seguir los siguientes protocolos así:
MARCO JURÍDICO O NORMATIVO
Protocolos adoptados por el Gobierno Nacional y Local en Colombia.
1) Gobierno Nacional Resolución No, 0407 del trece (13) de marzo de 2020, que modificó la resolución No. 385 del 2020 y esta a su vez modificó la resolución No. 380 de 2020, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, apoyado y ratificado por el Ministerio de vivienda, Ciudad y Territorio.
2) Gobierno Local a través de la resolución No. 081 del 11 de marzo de 2020 expedida por la Alcaldesa Local.
RECOMENDACIONES
1. Es importante que la administradora y consejo de administración adopten las medidas necesarias para evitar la propagación COVID-19. revisando:
a) Que el Edificio o Conjunto., tenga implementado lo establecido por el Decreto 1072 del año 2015 y la Resolución 312 del año 2018, en cuanto a que la Copropiedad tiene la obligación de tener un SGSST (Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo), por lo que dentro de esta normativa se hace imperativo realizar los protocolos ante esta pandemia. Que en resumen indica:
“La prevención y aseo en las zonas con alto tráfico de personas y tener los utensilios de aseo necesarios en los servicios comunes de la copropiedad. De ahí que hoy no es potestativo contribuir con la campaña, sino obligatorio. Recordar que es responsabilidad de los administradores de propiedad horizontal tener actualizado el SGSST en la copropiedad, acorde a los riesgos que tenga el Edificio o Conjunto”.
b) Es importante seguir las recomendaciones y medidas preventivas comunicadas por el Gobierno Nacional y Local, difundiéndolas de manera efectiva por diversos medios (correos, grupo de WhatsApp, avisos, etc.) a todos los propietarios y en general a toda la comunidad del Edificio o Conjunto.
2. A continuación, le señalaré algunas recomendaciones establecidas en el marco jurídico para tener en cuenta en las asambleas de copropietarios si se decide realizar de manera presencial:
• Evaluar la situación particular (número de copropietarios, instalaciones, etc.), no teniendo más de 500 personas en el recinto, adecuando la logística correspondiente.
• Verificar si pueden estar aislados a más de dos (2) metros de distancia cada uno de los asistentes para estudiar la viabilidad de realizar la asamblea de forma presencial
• Dada la importancia de reunir el quórum (50+1) necesario para iniciar la Asamblea y tomar decisiones de fondo y de carácter económico expensas extraordinarias (70%) y otros Art. 46 ibídem, la copropiedad puede promover la asistencia mediante delegados con poder.
• Como un refuerzo a la Convocatoria inicial mediante aviso, el Administrador(a) deberá solicitar a los copropietarios que han viajado o tenido contacto con personas provenientes de países con altas tasas de contagio dar poder a una persona de su confianza para ejercer sus derechos y evitar asistir de forma presencial a la misma.
• En armonía con la solicitud del Ministerio de Salud, se pide a los asistentes con síntomas de gripa que guarden reposo en sus casas y den poder a una persona de su confianza.
• Se deben habilitar los baños y lavamanos de la copropiedad y disponer de líquidos antibacteriales y/o jabones para que los asistentes puedan lavarse las manos frecuentemente.
• Se sugiere entregar de manera previa las cifras y los estados financieros para que cada copropietario o su apoderado pueda llegar totalmente informado a tomar las decisiones.
• Invitar a los copropietarios a acercarse de manera previa a la oficina de administración a aclarar sus dudas para que la Asamblea se desarrolle con tranquilidad y puedan centrarse en los temas realmente relevantes.
• Se recomienda que la Asamblea sea corta, dinámica y la presentación sencilla y agradable e impedir que las discusiones se alarguen.
3. De no poder cumplir con el protocolo anteriormente señalado, se podrá realizar la asamblea general de manera virtual o no presencial conforme lo establecido en el artículo 42 de la Ley 675 de 2001, contemplando que se requiere el mismo quórum deliberatorio para toma de decisiones que la presencial, para lo cual podrá:
• Por ser un tema de fuerza mayor o caso fortuito conforme al art. 64 del Código Civil Colombiano, la Asamblea General presencial se puede cancelar y convocar nuevamente cuando las condiciones sanitarias lo permitan hasta por un mes más.
• Si la emergencia sanitaria se empeora, deberá realizarse de forma virtual.
• Se deberá convocar con el mismo tiempo reglamentario y legal esto es; con una antelación no inferior a quince (15) días calendario por el mismo medio de notificación establecido para tal fin.
• En la Convocatoria se deberá señalar cómo será la pregunta, esto es; afirmativo o negativo. Ej.: Se recalcará al propietario que una vez verificado por el sistema de información que se encuentra en línea conformó el quórum y su voto está habilitado para deliberar, se hará la pregunta y se dará un tiempo estimado de 2 minutos para votar, si o no, si transcurrido ese tiempo el propietario en línea no vota o deja de contestar, se entenderá que su voto para esa pregunta es negativo. (Esto con el fin de no desgastarse en línea, minimizar los tiempos al no tener el contacto directo).
• El Edificio o Conjunto debe contar con la tecnológica requerida y disponible a fin de que se acredite la validez de la reunión no presencial, por cuanto deberá quedar prueba inequívoca, de quién voto (Nombres y apellidos claros del propietario y apto que emite la comunicación), ¿Cómo voto?, el sentido de su voto y la hora en que lo hace.
• Se sugiere entregar de manera previa las cifras y los estados financieros para que cada copropietario o su apoderado pueda llegar totalmente informado a tomar las decisiones.
• Invitar a los copropietarios a acercarse de manera previa a la oficina de administración a aclarar sus dudas para que la Asamblea se desarrolle con tranquilidad y puedan centrarse en los temas realmente relevantes.
INOBSERVANCIA DE LAS MEDIDAS
Establecidas en el articulo 5 del Decreto 385 de 2020, dará lugar a sanciones penales y pecuniarias previstas en los articulo 368 del Código Penal Colombiano y el Articulo 2.8.8.1.4.2.1. del Decreto 780 del 2016.
