06/07/2026
Кои документи могат да бъдат само в електронен вид и кои е препоръчително да се съхраняват и на хартиен носител?
След промените в Кодекса на труда работодателите могат да създават и съхраняват трудовите досиета изцяло в електронен вид, при условие че са изпълнени законовите изисквания за тяхната автентичност, цялост, достъпност и проследимост.
Могат да се съхраняват само в електронен вид, когато са създадени като електронни документи или са дигитализирани при спазване на нормативните изисквания:
• трудов договор и допълнителни споразумения, подписани с квалифициран електронен подпис;
• заповеди за назначаване, преназначаване, отпуск и прекратяване;
• длъжностни характеристики, когато са подписани по електронен път;
• молби за отпуск, заявления и декларации, подадени електронно;
• документи, свързани с работното време, обучения, оценки на изпълнението и други документи от трудовото досие.
Препоръчително е да се съхраняват и на хартиен носител, макар законът да не го изисква във всички случаи:
• оригинални документи, представени от работника само на хартия (например дипломи, удостоверения, сертификати), когато не са върнати след проверка;
• документи, издадени от външни институции единствено на хартиен носител и имащи особена доказателствена стойност;
• документи, за които специален нормативен акт изисква съхраняване на оригинала;
• документи, които могат да бъдат необходими при съдебни производства или проверки и за които работодателят е преценил, че е целесъобразно да пази и хартиен оригинал.
Важно: Законодателството не изисква едновременно водене на хартиено и електронно трудово досие. Работодателят може да избере да води досието изцяло електронно, стига електронните документи да отговарят на изискванията на Кодекса на труда, подзаконовата нормативна уредба и законодателството относно електронните документи и електронните удостоверителни услуги.