08/06/2026
📌 QUY ĐỊNH VỀ HÌNH ẢNH VÀ VỊ TRÍ CHỮ KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 🖋️💻
Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số không chỉ đơn thuần là một thao tác kỹ thuật mà còn là bằng chứng pháp lý cao nhất của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp lệ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn về hình ảnh và vị trí ký.
1. Quy chuẩn hình ảnh chữ ký số cho từng đối tượng
Mỗi loại chữ ký số đều có quy định riêng về hiển thị nhằm đảm bảo tính nhận diện và tính pháp lý:
🏢 Đối với chữ ký số của tổ chức
🔹Hình ảnh: Phải là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp.
🔹Kích thước: Phải bằng với kích thước thật của con dấu vật lý.
🔹Định dạng: Lưu dưới dạng đuôi .png (nền trong suốt).
Thông tin hiển thị: Tên đầy đủ của tổ chức và thời gian ký chính xác (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo ISO 8601).
👤 Đối với chữ ký số của cá nhân
🔹Hình ảnh: Là chữ ký tay của người ký, có màu xanh.
🔹Định dạng: Lưu dưới dạng đuôi .png.
🔹Lưu ý: Đối với cá nhân trong tổ chức, chữ ký số được dùng để thực hiện các giao dịch theo phân công chức năng và quyền hạn được giao.
2. Vị trí đặt chữ ký số trên văn bản điện tử
Việc đặt chữ ký số không đúng vị trí có thể làm sai lệch cấu trúc văn bản hành chính điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp sau:
📍 Văn bản đi có cả chữ ký cá nhân và tổ chức: Chữ ký số của tổ chức sẽ được ký đè lên khoảng 1/3 về phía bên trái chữ ký số cá nhân của lãnh đạo. Đây là cách mô phỏng lại việc đóng dấu giáp lai lên chữ ký tay trên văn bản giấy truyền thống.
📍 Văn bản giấy được điện tử hóa (Scan): Đối với các văn bản giấy đã có chữ ký tay và con dấu thực, khi chuyển đổi sang bản số, chữ ký số của tổ chức sẽ được đặt ở góc trên cùng bên phải tại trang đầu tiên của văn bản.
📍 Văn bản đến: Các văn bản đến dưới dạng điện tử đã có chữ ký số của bên phát hành thì doanh nghiệp nhận văn bản không cần thực hiện ký số lại trên tài liệu đó.
🚀 Trong bối cảnh doanh nghiệp đang số hóa mạnh mẽ, việc sử dụng chữ ký số đúng chuẩn không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý.
📩 Bạn đang gặp khó khăn khi cài đặt chữ ký số cho doanh nghiệp? Nhắn tin ngay để CAO PHÁT hỗ trợ bạn chuẩn hóa quy trình ký số an toàn và đúng luật.
--------------------
Dịch Vụ Thành Lập Doanh Nghiệp- Kế Toán CAO PHÁT
Uy Tín - Hiệu Quả - Chuyên Nghiệp
📞Hotline: 0388171588
✉️ Email: [email protected]
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN CAO PHÁT
📍 Trụ sở: Số 12, Tổ 20, Khu Phố Hương Phước, Phường Phước Tân, Thành phố Đồng Nai
📍 Văn phòng: Đường B5, KDC Phú Thịnh, Phường Long Bình Tân, Thành phố Đồng Nai