15/08/2023
La importancia de la Gestión Documental .
¿Sabías que la gestión documental en Colombia a lo largo de los años ha demostrado su importancia por medio de la protección de la información de interés público y nacional? Bueno, lo anterior se ha mantenido gracias a la ley 594 de 2000, la cual se ha convertido en la directriz de la gestión documental en el país. Así que toma nota, porque te daremos a conocer la importancia que tuvo la aprobación de dicha ley.
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La gestión documental en Colombia va más allá del correcto manejo de la información y de la optimización de procesos empresariales en pro de la eficacia y la eficiencia, ya que, con el paso de los años, ha contribuido al fortalecimiento de la transparencia del sector público y privado, al mantenimiento del patrimonio cultural y documental de la nación, y a la protección del medio ambiente, por medio de políticas enfocadas a la digitalización de la información.
Gracias a la Ley General de Archivos o Ley 594 de 2000, se estableció una serie de normas y parámetros relacionados con la producción, manejo, categorización y disposición de la información producida por las entidades públicas y las entidades privadas con deberes y actividades del sector público, todo con el propósito de combatir la corrupción y consolidar la transparencia como eje común de toda actividad.
El objetivo de la ley fue y es la regulación total de los documentos, por medio de estrategias que garanticen la integridad de la información y su correcta custodia. Es decir:
• Plantear procedimientos y herramientas en pro de la organización de la documentación.
• Garantizar la recuperación de la información.
• Conocer y analizar la relevancia de la información para actividades propias de las entidades.
• Mantener soportes y documentos de respaldo que permitan la conservación del patrimonio.
• Establecer protocolos y ejes enfocados en la responsabilidad de las entidades para garantizar el acceso, seguridad y conservación de la información.
De este modo se le otorgó una amplia base al desarrollo y ejecución de la gestión documental en las empresas y en las entidades distritales y públicas, esto con el fin de mantener un control eficaz sobre el manejo de la información. Es por ello que la Ley General de Archivos funciona como reguladora y garante, vigilando y velando por la correcta administración de datos y documentos que contribuyan al crecimiento patrimonial, cultural y social del país.
Como ya lo mencionamos, en los PDG queda registrada la estrategia en pro del orden y categorización de los documentos, para llevar esto a cabo, se debe:
• Estructurar y facilitar el acceso a la información relacionada con los documentos, su archivo, categorización, clasificación y disposición, con el fin de que se respeten los procesos de ubicación, conservación permanente o eliminación sistemática.
• Reglamentar el uso y consulta de la información, tanto de interés público, como de consulta interna, con el fin de establecer una forma correcta de acceso y de recepción de documentos.
• Convertirse en la base conceptual y estructural para la ejecución y aplicación de demás estrategias e instrumentos archivísticos, todo con el fin de fundamentar y solidificar el manejo de la información.
¿Por qué es importante la gestión documental?
Los documentos son el timón de la sociedad. Imagina nada más, cuánta información hay consignada en cada carta, acta o reporte que has realizado a lo largo del desarrollo de tus actividades. Si te pones a pensar en ello, te darías cuenta de cuántos datos manejas en tu cotidianidad, desde contraseñas para accesos a algún correo institucional, hasta los estados de cuenta de los empleados, todo ello queda sustentado gracias a un documento.
Ahora vayámonos a otros aspectos, por ejemplo, ¿logras identificar la cantidad de información investigada para lograr plantear estrategias de crecimiento empresarial? Pues bien, cuando lo piensas y lo imaginas, notas lo grande y complejo que todo el tema documental puede llegar a ser para una empresa, organización o entidad.
Lo anterior, solo nos demuestra una vez más que, sin duda, vivimos en la era de la información tanto producida como recibida. Entonces, si pensar nada más en la producción documental fue complicado, ahora imagínate el controlarla, categorizarla, almacenarla, archivarla y depurarla. Es en este punto en donde la importancia de la gestión documental en Colombia adquiere un papel protagónico, ya que es la encargada de dar solución y de aplicar salidas efectivas a todo lo anteriormente mencionado.
